Inhalt

• Schrëtt
• Tipps
• Warnungen

Fir déi richteg Organisatioun vun der Aarbecht am Büro ass et ganz wichteg en effektive System fir Comptabilitéit a Lagerung vun Dokumenter ze hunn. Onofhängeg vun der Unzuel vu Leit, déi Zougang zu Dokumenter hunn, soll de System esou organiséiert ginn datt jidderee dat erfuerderlecht Dokument fanne kann. Wann de System fir Opname a Späichere vun Dokumenter schwiereg ass ze benotzen, da fänkt Dir all Dokumenter bei der Hand ze loossen aus Angscht datt se an de Schreifkabinett verléieren, als Resultat vun deem Äre Schreif mat Pappe Pabeiere belaascht gëtt.

Schrëtt

1. 1 Wielt e Dateiesystem. Wat och ëmmer et ass, als éischt muss et logesch sinn fir datt Dir déi exakt Plaz vun all Dokument kennt. Méiglech Léisungen:
   • Alphabetesch. Dëse System funktionnéiert am Beschten wann déi meescht vun Ären Dokumenter d'Nimm vun de Clienten, Patienten oder Clienten enthalen.
   • Thema oder Kategorien: Déi meescht Systemer sinn no Thema oder Kategorie organiséiert, si schaffen super wann se richteg organiséiert sinn, awer ganz konfus wann se net richteg organiséiert sinn.
   • Nummeréiert / chronologesch. Dëse System funktionnéiert am Beschten fir nummeréiert oder datéiert Dokumenter wéi Bestellungen oder Virschrëfte.
2. 2 Benotzt hängend Ordner a Classeuren. Hängend Classeure sinn net eraushuelbar, si handelen als Inhaber fir Enveloppe déi Dir aus de Këschte hëlt.
3. 3 Organiséiert Dokumenter a Stacks a Kategorien. Wann de Stack méi wéi 5 cm héich ass, deelt se an Ënnerkategorien. Wann de Stack ze niddreg ass, kombinéiert en mat engem anere Stack a rename. D'Nimm vun de Stack solle Iech erlaben einfach festzeleeën wéi eng vun hinnen Dir e bestëmmt Dokument wëllt schécken.
4. 4 Gitt all Stack an enger Pabeier Enveloppe a markéiert kloer. Et ass am beschten zentréiert Tabuléiert Classeure ze benotzen anstatt gestagert fir Är Dokumenter e propperem Look ze ginn.
5. 5 Plaz Enveloppe an hängenden Ordner. Fir déi meescht Dokumenter funktionnéiere reegelméisseg hänkend Classeure, awer fir déck oder subkategoriséiert Dokumenter benotzt flaach-ënnen Classeure. Dir kënnt d'Dateien an all Uerdnung arrangéieren, awer normalerweis gëtt en alphabetescht System dofir benotzt.
6. 6 Markéiert déi hängend Classeure mat de selwechten Nimm wéi den Enveloppen. Arrangéiert all Plastiks Tabs op der lénker Säit vum Dossier wann Dir kee vertikale Areechkabinett benotzt. Am leschte Fall, mat de Classeure vu lénks no riets an engem oppene Tirang anstatt vu vir no hannen, plazéiert d'Tabs op der rietser Säit.
7. 7 Ersatz Classeuren an Enveloppe solle bei der Schreifkabinett gefalt ginn sou datt Dir ëmmer séier en Dossier derbäigesat kënnt wann Dir en Dokument an den Hänn hutt, dat net zu de existente Classeure gehéiert. Benotzt keng Classeure déi ze déck oder dënn sinn. Denkt drun den Dossierennumm z'änneren wann Dir Dokumenter nei arrangéiert.
8. 8 Um Enn vum Joer, läscht all Classeure, markéiert déi nei Pabeiermappen mat de selwechte Kategorienamen a leet se an de Schreifkabinetten. Gitt duerch déi al Classeure fir e puer vun den Dokumenter ze transferéieren déi Dir braucht an déi aktuell Classeure, a schéckt de Rescht an den Archiv.

Tipps

• Dir wëllt faarweg codéiert Classeure andeems Dir faarweg Tags op Ärem Computer dréckt fir datt Äre Dateikabinett méi beandrockend ausgesäit. Awer wann Dir Ännerunge maache musst, zum Beispill, en Dossier derbäisetzen, kënnt Dir frustréiert ginn wann Dir fannt datt Dir aus Ordner vun der richteger Faarf leeft an den Dossier manuell muss ënnerschreiwen. Einfachheet ass déi sécherst Saach.

Warnungen

• Erstellt ni e Stack mam Numm "Miscellaneous", soss kategoriséiert Dir dës Dokumenter ni.
• Nodeems Dir e Areeche System organiséiert hutt, haalt Uerdnung am Areechkabinett. Huelt Iech all Dag Zäit fir Dokumenter aus Ärem Schreifweis ze sortéieren an ze läschen. Widderstitt d'Versuchung fir en déiwen Dokumentkuerf uewen an Ärem Schreifkabinett ze leeën, soss fëllt Dir et a schléisst mat engem knaschtege Lager op.