Inhalt

• Ze trëppelen
• Method 1 vun 3: Wiel vum richtege Format
• Method 2 vun 3: Schreift Äre Message
• Method 3 vun 3: Bereet Är E-Mail fir ze schécken

Vill Leit sinn zimlech zéckt fir eng formell E-Mail ze schreiwen. Dir benotzt normalerweis E-Mail fir perséinlech an informell Messagen ze schécken. Wann Dir eng E-Mail un en Enseignant, Patron, Client, Regierungsagentur oder aner formell Destinatioun schécke musst, ginn et e puer einfach Richtlinnen déi Dir kënnt befollegen. Halt Äre Message kloer a präzis an befollegt allgemeng akzeptéiert Standards vum Stil, Ton an Formatéierung. An vergiesst net Ären E-Mail ze liesen a kontrolléieren ier Dir et schéckt.

Ze trëppelen

Method 1 vun 3: Wiel vum richtege Format

1. Benotzt eng neutral E-Mail Adress. Et ass am beschten eng E-Mail Adress ze benotzen déi eng Variatioun vun Ärem richtegen Numm ass an net e Benotzernumm, Spëtznumm oder Spëtznumm. Fir eng E-Mail Adress ze kreéieren déi aus net méi wéi Ärem Numm besteet, ouni extra Zuelen oder Buschtawen, kënnt Dir Perioden an / oder Bindestricher oder Bindestricher benotzen.
   • Zum Beispill, eng E-Mail Adress wéi [email protected] gesäit net ganz professionell aus. D'Adress [email protected], op der anerer Säit, mécht e vill méi eescht Androck.
2. Bleift bei enger professioneller Schrëft. Déi meescht E-Mail Service Provider erlaabt Iech net aus enger grousser Zuel vu verschiddene Schrëften a Layout Stiler ze wielen. Egal wéi, et ass am beschten un engem traditionelle Stil an enger formeller E-Mail, mat enger Schrëft wéi Times New Roman oder Arial. Benotzt keng dekorativ Schrëften wéi Comic Sans oder Old English. Haalt och folgend Gedanken:
   • Gidd Är E-Mail an eng liesbar Schrëftgréisst, wéi zum Beispill Schrëftgréisst 12.
   • Vermeit speziell Stiler wéi Kursiv, beliicht oder villfaarweg Schrëften, ausser wann hir Benotzung a Verbindung mam Inhalt an Zweck vun Ärer E-Mail gerechtfäerdegt ass.
   • Schreift net all den Text mat grousse Buschtawen. Wann Dir alles a grouss Buschtawen tippt, gesäit et aus wéi wann Dir op den Empfänger rifft.
3. Wielt e kuerzen a präzisen Thema. Benotzt an Ärem Thema Schlësselwierder déi genau beschreiwen ëm wat d'E-Mail geet, an net méi wéi e puer Wierder. Op dës Manéier hëlleft Dir de Lieser ze vermeiden Äre Message ze gesinn, well d'E-Mail kee Sujet huet, e Sujet dat ze vague ass, oder e Sujet deen den Androck gëtt datt d'E-Mail net wichteg ass.
   • Themen wéi: "Fro", "Message vu mir" oder "E-Mail iwwer e wichtegt Thema" sinn ze vague oder iwwerflësseg an dofir komplett nëtzlech.
   • Op der anerer Säit ass en Thema wéi "Zäitplang, Gaaschtlëscht, Mëttespräferenzen a Versammlungen Iwwersiicht den 12. Mäerz" vill ze laang ze handhaben. Ausserdeem deckt dësen Titel e puer Themen.
   • En Titel wéi "Meeting Damage to Escalator 12. March" ass kuerz a kloer. Hie weist den Destinataire op een eenzegt Haaptsujet an den entspriechenden Datum.

Method 2 vun 3: Schreift Äre Message

1. Wielt eng passend Salutatioun. Start ëmmer eng formell E-Mail mat enger entspriechender Begréissung. Am beschten den Adressat no sengem oder hirem Numm nennen (wann Dir se kennt). Am Prinzip fänkt de Begréissung vun enger formeller E-Mail ëmmer mat "Dear ..." un, duerno den Titel (Sir / Madame), de Familljennumm vun der Persoun an e Komma. Wann Dir déi Persoun scho wësst un déi d'E-Mail adresséiert ass, kënnt Dir d'Begréissung mat "Léif ..." uschléissend mam Virnumm ufänken.
   • Wann Dir net den Numm vun der Persoun wësst un déi Är E-Mail adresséiert ass, benotzt eng Salut wéi "Léif Här / Madame", "Léif President / Léif Verwaltungsrot", oder wann néideg, "Zu wiem et betrëfft".
   • Fänkt Är E-Mail net mat "Hallo", "Salut", "Äddi" oder aner Casual Gréiss un.
2. Stellt Iech am éischten Aliné vir, wann néideg. Wann Äre Message un een adresséiert ass mat deem Dir de Moment keng existent Bezéiung hutt, wéi en neie Client, de Chef vum Departement Recrutement & Selection vun der Firma, op déi Dir wëlle wenden, oder e Beamten an der Gemeng, sot als éischt wien Dir sidd a wat de Grond fir Äre Message ass. Maacht dat an engem Saz oder zwee am Ufank vun Ärer E-Mail.
   • Zum Beispill, wann Dir eng E-Mail un e potenzielle Patron wëllt schécken, kënnt Dir soen, "Mäi Numm ass Erik van Raam. D'Ursaach fir dës E-Mail ass datt ech mech fir d'Positioun vum administrativen Assistent géife bewerben op der Websäit CarrièreXYZ.nl. "
3. Start mat der wichtegster Informatioun. Nodeems Dir Iech virgestallt hutt an de Grond fir Äre Message zesummefaasst, kënnt Dir op den Haaptkierper vun Ärer E-Mail weidergoen. Setzt déi wichtegst Informatioun bal uewen. Op dës Manéier weist Dir Respekt fir déi wäertvoll Zäit vum Empfänger an Dir kläert séier den Zweck vun Ärer E-Mail.
   • Zum Beispill, wann Dir engem Staatsbeamten an enger Regierungsagence schreift, ass dat éischt wat Dir kéint soen, "Mäi Numm ass Aletta van Raam. Ech hunn Är E-Mail Adress op der Websäit vum Ëffentlechen Procureursservice fonnt. Ech schreiwen Iech fir d'Fro ze stellen, déi ech den 31. Dezember 2009 a Verbindung mat enger Verkéiersverletzung krut. "
4. Sot wéi et direkt ass. An enger formeller E-Mail ass et absolut kee Problem direkt ze sinn, soulaang Dir héiflech bleift. Wann Dir ronderëm de Busch gitt, erreecht Dir nëmmen datt d'Opmierksamkeet vun Ärem Lieser ofhëlt, et mécht et méi schwéier fir hien oder hatt ze bestëmmen genau wat Dir wëllt oder braucht.
   • Zum Beispill, wann Dir en Enseignant per E-Mail schéckt, verschwennt keng Plaz mat onnéideg Fëllungen wéi: "Ech sinn d'Diana Franssen. Kenns du mech? Chemie 221 ass mäi Liiblingsfach de Moment. Ech hu gär d'Manéier wéi d'Virliesunge organiséiert sinn. Ech kann ëmmer alles perfekt suivéieren an ech weess ëmmer genau wat fir en Examen ze erwaarden. Apropos Examen, wollt ech no der nächster Examenwoch froen. "
   • Amplaz ass et vill méi kloer eppes ze schreiwen wéi: "Mäi Numm ass Diana Franssen an ech sinn op Chemie 221 mat Iech. Ech schreiwen Iech mat enger Fro iwwer e méigleche Konflikt an den kommenden Examenzäiten."
5. Halt et kuerz. Et gëtt keng Standardregel fir déi virgeschriwwe Längt vun enger E-Mail. Trotzdem ass et am beschten eng maximal Längt vun der Uewerfläch vun engem Bildschierm (vun engem Laptop oder PC) fir eng E-Mail ze halen.
   • Wann Är E-Mail relativ laang ass, deelt se an e puer kuerz Paragrafen. Setzt eng eidel Zeil tëscht zwee Paragrafen anstatt am Ufank vun all Paragraf ze drécken.
6. Halt Är Sprooch formell. Dir schreift e formellen E-Mail an engem professionelle Kontext, dofir wëllt Dir natierlech e gudden Androck maachen. Benotzt komplett Sätz a héiflech Sätz. Vermeit Saachen wéi:
   • Slang
   • Onnéideg Ofkierzungen oder Kontraktiounen
   • Emoticons a Smileys
   • Vulgär Sprooch
   • Witzer
7. Maacht Är E-Mail richteg zou. Wat fir d'Begréissung gëllt, gëllt och fir den Ofschloss. Dir kënnt e formellen E-Mail op eng Rei akzeptabel Weeër zoumaachen. Gitt ëmmer Äre kompletten Numm a Positioun ënner dem Schluss. Ofhängeg vum Inhalt vun Ärer E-Mail kënnt Dir een oder méi vun de folgenden Zoumaache benotzen:
   • "Waarden op Är Äntwert, ech bleiwen,"
   • 'Mat frëndleche Gréiss,'
   • "Mat frëndleche Gréiss,"
   • "Villmools Merci am Viraus,"
   • "Frëndleche Merci,"

Method 3 vun 3: Bereet Är E-Mail fir ze schécken

1. Füügt all Uschlëss bäi, déi Dir wëllt mat abannen. Wann Dir verschidde Uschlëss mat Ärer E-Mail musst abannen, da gitt se am Kierper vun Ärer E-Mail op fir dem Empfänger ze wëssen datt et Uschlëss mat der E-Mail gëtt. Gitt gutt fir d'Zuel an d'Gréisst vun den Uschlëss kleng ze halen, an wielt traditionell a wäit kompatibel Dateitypen.
   • Zum Beispill füügt e Kommentar bäi wéi: "Befestegt ech schécken Iech eng Kopie vu mengem CV a Portfolio am PDF Format."
2. Préift Är E-Mail virsiichteg op Orthographie- a Grammatikfeeler. Vertrau net blann op de Spellchecker vun Ärem E-Mail Service Provider oder Textveraarbechtungsprogramm. Är E-Mail haart ze liesen oder een aneren ze froen fir Iech dat ze kontrolléieren ass e super Wee fir Tippfeeler, falsch Orthographien oder onkloer Sätz erauszesichen.
3. Gitt sécher datt et keng vertraulech Informatioun an Ärer E-Mail ass. Denkt ëmmer drun datt E-Mail net en 100% sécher Kommunikatiounssystem ass. Denkt drun datt E-Mail Server kënnen gehackt ginn, oder datt den Empfänger, op Zweck oder net, Informatioun deele kënnt, déi Dir net wëllt mat aneren ëffentlech maachen.
   • Vermeit Passwierder, Kontosnummeren oder aner vertraulech Informatiounen an eng E-Mail matzemaachen.