Inhalt

• Schrëtt
• Opgepasst

Wann et e Bedierfnes ass E-Mailen un de Clientsdéngscht Departement ze schécken, fannen e puer Leit et schwéier. Wéi soll Dir Bréiwer per E-Mail schreiwen wann Dir an der Vergaangenheet ëmmer Bréiwer op Pabeier schreift? Wéi eng Konventiounen oder Protokoller ginn et fir Clientsservice Ufroen? Och wann all Beruff, Regioun a Kultur verschidde Regele wäerten hunn, ginn et allgemeng Richtlinnen fir sécherzestellen datt Dir Äert Zil erreecht wann Dir E-Mail Client Service schéckt.

Schrëtt

Deel 1 vun 3: Websäit Fuerschung

1. 

   Sich no der Äntwert. Ier Dir eng E-Mail un de Clientsserviceafdeling vun enger Firma schreift, sollt Dir sécher sinn datt d'Firma Websäit net d'Äntwert op Är Fro huet. Vill Firme hu gemeinsam Froen op d'FAQen an d'Supportsäiten beäntwert.
   • Dir kënnt ganz einfach op dës Supportartikelen op der Firmewebsäit zougräifen andeems Dir ënnen op der Säit schwieft a klickt op d'Links "Kontakt", "Hëllef" oder "Clientsfleeg".

2. 

   
   
   Fannt d'Client Care Säit. Wann Dir de Client Care Link net ënnen op der Websäit fannt, kënnt Dir d'Sichbox benotzen. Et kann en Textfeld fir Datenentrennen oder e Luppesymbol an der oberer rechter Ecke vun der Homepage sinn. Typt an Sichbegrëffer, wéi "Client Care" oder "Kontakt" an dréckt den Enter Knäppchen.
   • Normalerweis, op der "Kontaktéiert eis" Säit, ginn d'Firmen en E-Mail Informatiounsformular fir Clienten ze kommentéieren oder ze beschwéieren.
     • Kuckt dës Säit fir sécher ze sinn datt Dir eng Kopie kritt; soss fannt Dir eng E-Mail Adress wou Dir Äre perséinlechen E-Mail Kont benotzt fir Mail ze schécken, wat Iech hëlleft Messagen ze archivéieren.

3. 

   
   
   Benotzt d'Sichbar. Fannt d'Thema dat Dir braucht op der selwechter Sichbar ze froen déi Dir benotzt fir Clientservice E-Mail Adressen ze fannen. Op dës Manéier no Themen oder Froen sichen hëlleft Äntwerten ouni E-Mail ze kréien.
   • Virsiichteg Sich hëlleft Iech Wäertschätzung ze kréien wann Dir wierklech E-Maile schécke musst. Wann Dir eng E-Mail iwwer de Problem schreift scho op der Websäit ass, wäert de Clientsserviceteam wahrscheinlech mengen datt Dir e schwéiere a passive Gaascht sidd, an dofir e potenzielle Client.
   • Kuckt dacks gestallte Froen. A ville Fäll ass Är Fro scho beäntwert an der FAQ Sektioun. Vill Websäiten ënnerstëtzen dës Sektioun fir d'Unzuel vun E-Mailen ze schécken, déi dem Clientsservice geschéckt ginn.

4. 

   
   
   Firmepolitik Fuerschung. Wann Dir d'Äntwert op Äre Problem net an der Sichbar oder FAQs fannt, kënnt Dir méi an der Rubrik "Iwwert eis" oder op der Retourpolitik Säit fannen. Huelt Är Maus bis ënnen op der Websäit a fannt d'Links. Fannt all Link deen eng Äntwert op Är Fro enthält abegraff: Iwwert eis, Inhaltsverzeechnes, Kreditkaarten, Verfügbar Produkter, Retourpolitik, Privatsphär Politik, Benotzungsbedingungen, etc.
   • Och wann d'Äntwert net an dëse Linken fonnt gëtt, hëlleft d'Informatioun ze liesen Iech Äert zousätzlech Firmewëssen ze benotzen fir den Support ze kréien deen Dir per E-Mail wëllt.
   Annonce

Deel 2 vun 3: E-Mail schreiwen

1. 

   Identifizéiert dëst als Plainte oder Kompliment E-Mail. Net all E-Mailen, déi un de Clientsdéngscht geschéckt ginn, si Reklamatiounen oder Froen. Vläicht wëllt Dir hinnen nëmme Merci soe fir hir Ënnerstëtzung. Déi meescht Firme si frou dës positiv E-Mailen ze begréissen an och E-Maile mat Froen.
   • Tatsächlech sinn heiansdo Reklamatioune méi séier a méi direkt wéi E-Mail. E-Mail ass nëmme passend wann Dir e Merci schéckt oder eng Fro stellt ouni direkt Äntwert, awer wann Dir de Problem direkt wëllt léisen, ass et besser ze ruffen.

2. 

   Schreift Ären Titel kloer. Schreift e sënnvollen Titel a gitt op de Punkt. Dëst hëlleft dem Clientsservicepersonal Är E-Mail zuerst an der Inbox ze gesinn, a reagéiert also méi séier. Schreift präzis Iwwerschrëften, schreift E-Mail Zesummefaassungen a frot no enger gewinnter Äntwert.
   • Beispill: "Meng Chacos mat Liewensdauer Garantie gouf vum Hond gebass - Nees ze wiesselen"

3. 

   Fänkt mat enger Begréissung un. Wann Dir eng kloer Iwwerschrëft geschriwwen hutt, ass de nächste Schrëtt de Clientsservicepersonal begréissen. Huelt d'Thema net presséiert. Dir wäert d'Begréissungen net verpassen wann Dir urufft oder perséinlech trefft, oder? Dir kënnt einfach "Léif Clientsservice" schreiwen.
   • Fannt en Numm fir Moien ze soen. E puer kleng a mëttelgrouss Betriber lëschten d'Nimm vun hire Clientsdéngschtagenten op, a mam Schreiwe vum Numm vun engem Salarié wäerte se frou sinn een esou léif a frëndlech ze ënnerstëtzen wéi Dir.
   • Dir kënnt d'Begréissung mat engem Komma oder engem Doppelpunkt ophalen. Zum Beispill Zum Clientsdéngscht, ODER Zum Clientsdéngscht:

4. 

   Benotzt Standard Schreifweis. Weist Respekt fir Destinatairen andeems Dir op Norme schreift. Benotzt net all grouss Buschtawen, knaschteg Grouss- a Klengkombinationen oder Schrëften, déi fir Handschrëft ausgesinn. Dir musst just mat Standard Punktuéierung, Orthographie a Kapitaliséierung tippen. Dëst hëlleft Är E-Mail ze schätzen.

5. 

   Halt e héiflechen Toun. Sidd héiflech ob Dir eng Plainte-E-Mail schreift oder Roserei ausdréckt. Dir wäert e geschätzte Gaascht sinn a méi héiflech Behandlung am Retour kréien.

6. 

   Stell dech fier. No der Begréissung musst Dir Iech virstellen. Stellt Ären Numm vir a weist datt Dir Ären éischte Kéier Client sidd oder e puer Mol kaaft hutt. A béide Fäll wëllt d'Personal Iech gefalen. Wann néideg, erwähnt Är geographesch Lag (fir Outdoorprodukter oder Servicer).

7. 

   Gitt spezifesch. Benotzt spezifesch Wierder an der E-Mail. Vermeit generesch Begrëffer ze benotzen, wéi "meng Produkter"; Amplaz sollt Dir eng detailléiert Beschreiwung vum Produkt oder Service ginn a firwat Dir d'E-Mail schreiwe musst. Beschreift all Produkt / Service bezunnene Virfall, sou datt d'Mataarbechter de Problem präzis kënnen identifizéieren. Dës noutwenneg Informatioun an der éischter E-Mail abegraff hëlleft ze vermeiden, laang E-Mailen bäizefügen.
   • Benotzt de Produktlink, wann et verfügbar ass, sou datt de Mataarbechter direkt drop referéiere kann op Basis vun deem wat Dir beschreift.
   • Schreift d'Bestellnummer an der E-Mail, well déi meescht Mataarbechter dës Informatioun froen. Dës Zuel gëtt benotzt fir Uerder ze verfollegen an am System ze späicheren.

8. 

   Stellt kloer Froen. Gitt direkt op de Punkt an der E-Mail. Réng net ronderëm. Wann Dir Är Mataarbechter begréisst hutt an Iech virgestallt hutt, fänkt un en neie Paragraph ze schreiwen deen exakt weist wat leeft, mat spezifescher Formuléierung.
   • Direkt Ureizer froen wann Dir wëllt. Wéi och ëmmer, Dir kënnt schei sinn iwwer e Rabatt ze froen, loosst dat an der E-Mail. Wann Dir eppes am Retour fir defekt Produkter wëllt kréien, frot direkt.

9. 

   Schreift kuerz Paragrafen. Schreift präzis Passagen. Schreift 1, 2 oder bis zu 3 Sätz an engem Paragraf fir einfach ze liesen. Dëst hëlleft och Mataarbechter séier E-Mail ze schécken fir ze wëssen wéi se prioritär sinn. Wann d'E-Mail ze vill Wierder enthält, wäerte se dacks niddereg stoen, well se keng Zäit hunn ze liesen a verstoen wat Dir wëllt.

10. 

    Enn mat enger einfacher Ënnerschrëft. Schluss d'E-Mail mat enger Konklusioun fir d'Ufro oder d'Kompliment ze resuméieren, a schliisslech Äddi. Den "Gréissend" Schluss funktionnéiert, awer Dir kënnt och Äddi soen a just Är E-Mail Ënnerschrëft setzen. Dir kënnt och dréngend uginn andeems Dir seet "Ech freeën mech op Är Äntwert".
    • E-Mail Ënnerschrëft enthält Ären Numm, Beruff a Kontaktinformatioun. Dir kënnt E-Mail Ënnerschrëft an E-Mail-Astellunge formatéieren a se automatesch astellen wann Dir nei E-Maile schreift.

11. 

    Befestegt keng Dateien. Dir sollt näischt an enger E-Mail un deen éischte Kéier bäifügen. Vill Websäite hu Spamfilter déi E-Maile mat Dateie viséieren, wouduerch E-Mails an d'Spam Box geschéckt ginn ier se gelies ginn.
    • Dir sollt natierlech d'Datei bäifügen wann Dir eng Jobapplikatioun per E-Mail schéckt a sidd gefuerdert Äert CV am Word Format anzebannen.
    • Gitt Äre Benotzernumm, Passwuert oder Kredittkonto / Rechnungsinformatioun net.

12. 

    Liest virsiichteg ier Dir schéckt. Nodeems Dir eng E-Mail geschriwwen hutt, gitt net séier de Send Knäppchen ze drécken. Dir musst d'E-Mail suergfälteg liesen, a gitt sécher datt et keng schlampf Feeler ginn déi Är selektiv Wierder stéieren. Egal ob E-Mailen um Telefon schreiwen, déi automatesch "vu mengem iPhone geschéckt" ka keng Excuse fir grammatesch Feeler a Punktuéierung sinn, sou datt Är Professionalitéit reduzéiert.

13. 

    Frot. Wann Dir no e puer Deeg keng Äntwert-E-Mail krut, kënnt Är E-Mail gespaart vu Spamfilteren oder op déi ënnescht E-Mail Säit geschéckt. Schéckt eng Erënnerung un déi fréier E-Mail a frot ob si Är éischt E-Mail krut. Annonce

Deel 3 vun 3: Bleift héiflech

1. 

   Schreift korrekt Grammaire a Schreifweis. Dir kënnt dat net realiséieren, awer een Deel fir e héiflechen Toun ze erhalen benotzt korrekt Grammaire an Orthographie. Opgepasst fir Äre Message op eng kohärent Manéier ze vermëttelen weist datt Dir den Empfänger respektéiert, an datt Dir eng héiflech Persoun sidd.

2. 

   Show Qualifikatiounen a Wëssen. Gitt net arrogant, awer weist Är Fäegkeet duerch d'korrekt Benotzung vu Wierder. Ausserdeem, wann Dir d'Firma Websäit recherchéiert hutt an e bëssen iwwer hir Politik wësst, sot Dir hutt gelies awer Dir kënnt keng Äntwert op Äre Problem fannen.

3. 

   Vermeit Witz ze schellen. Witzeg Kommentarer a Witzer mussen op der richteger Plaz benotzt ginn, also sollten se net an enger seriöser E-Mail optrieden, op d'mannst déi éischte Kéier wann et geschéckt gëtt. Witzeg Sprooch gëtt als onpassend ugesinn a soll am Geschäft vermeit ginn.
   • Wann Dir eng Bezéiung mat engem Mataarbechter duerch e puer E-Maile gegrënnt hutt, gëtt de Witz akzeptéiert a méi einfach ze verstoen.

4. 

   Express selwer ouni Ugrëffer aus. Egal ob Dir rose sidd iwwer e schlecht Produkt oder Service, d'Emotiounen an enger E-Mail ausdrécken, bréngt net déi gewënschte Resultater. De Problem mat Respekt a Héiflechkeet virstellen ass méi effektiv wéi eng lästeg oder aggressiv E-Mail.
   • Denkt drun datt Dir Är Emotiounen net korrekt mat Wierder ausdrécke kënnt. Wann Dir opgeregt sidd iwwer e Problem deen direkt Opléisung erfuerdert, telefonéieren se méi effektiv.

5. 

   Nennt Äert Engagement an Är Unerkennung. Schlussendlech, wann Dir Äert Engagement fir d'Firma erwähnt an Är Unerkennung fir hir Servicer iwwer d'Jore wäert d'Mataarbechter méi komfortabel fillen Är E-Mailen ze liesen an z'äntwerten. méi séier. Annonce

Opgepasst

• Gitt Äre Benotzernumm, Passwuert oder Rechnungsinformatioun (Kreditkaart, Bankkaart oder Bankkonto) net per E-Mail un de Clientsdéngscht.