Inhalt

• Ze trëppelen
• Deel 1 vun 3: Setzt Äre SOP op
• Deel 2 vun 3: Schreift Äre SOP
• Deel 3 vun 3: Suergen fir Erfolleg a Präzisioun
• Tipps

Eng Standard Operational Procedure (SOP) enthält Informatioun wéi een eng Aufgab Schrëtt fir Schrëtt mécht. En existente SOP muss nëmme geännert a aktualiséiert ginn, awer Dir kënnt Iech och an enger Situatioun fannen wou Dir e komplett opbaue musst.

Ze trëppelen

Deel 1 vun 3: Setzt Äre SOP op

1. Wielt d'Format. Et gëtt kee richtege a falsche Wee fir e SOP ze schreiwen. Awer Är Firma huet wahrscheinlech schonn eng Zuel vu SOPs déi Dir kucke kënnt fir eng Iddi vun der gewënschter Opstellung ze kréien. Benotzt existent SOPs - wann iwwerhaapt - als Beispill. Wann et keng gëtt, hutt Dir e puer Optiounen:
   • De Setup mat de einfache Schrëtt. Dëst ass gutt fir Routineprozeduren, déi kuerz sinn, wéineg méiglech Resultater produzéieren, a sinn zimlech konkret. Tatsächlech, iwwer déi néideg Dokumentatioun a Sécherheetsmoossnamen, ass et näischt anescht wéi eng Lëscht vu Punkten, déi dem Lieser an einfache Sätz soen, wat e maache soll.
   • De Setup mat den hierarchesche Schrëtt. Dëst funktionnéiert gutt fir méi laang Prozeduren - mat méi wéi zéng Schrëtt, fir datt Entscheedungen getraff ginn, gekläert an Terminologie erkläert. Dëst ass normalerweis eng Lëscht vun den Haapt Schrëtt an hir Ënner-Schrëtt an enger spezifescher Reiefolleg.
   • De Setup mat de Flow Charts. Wann eng Prozedur méi wéi eng Kaart ass, mat ville verschiddene méiglechen Resultater, ass e Flowchart déi bescht Léisung. Dir sollt dëse Setup wielen wann d'Resultater net richteg virausgesot kënne ginn.
2. Denkt un Äert Publikum. Et ginn dräi wichteg Saachen ze berécksiichtege ier Dir e SOP schreift:
   • Wat weess Äert Publikum scho? Ass Är Ëffentlechkeet vertraut mat der Organisatioun a senge Prozeduren? Wësse si d'Terminologie? D'Sprooch déi Dir benotzt sollt dem Lieser säi Wëssen a Bäitrag entspriechen.
   • D'Sprooch Fäegkeete vun Ärem Publikum. Ass et méiglech datt et Leit ginn déi Är Sprooch net schwätzen wa se Äre SOP "" liesen? Wa jo, ass et eng gutt Iddi Biller mat Ënnertitelen an Diagrammer mat anzebannen.
   • D'Gréisst vun Ärem Publikum. Wann Äre SOP vu ville Leit (a verschiddene Rollen) zur selwechter Zäit gelies gëtt, musst Dir d'Dokument als Dialog an engem Theaterstéck opstellen: Benotzer 1 mécht eppes, da Benotzer 2, asw. Op dës Manéier kann all Benotzer gesinn wéi hien oder si en Zännrad an enger glat lafender Maschinn ass.
3. Denkt un "Äert" Wëssen. D'Konklusioun ass dëst: Sidd Dir déi richteg Persoun déi dëst opschreift? Verstitt Dir ëm wat et geet? Wéi konnt et falsch goen? Wéi soll et sécher sinn? Wann net, sollt Dir besser den Job un een aneren ofginn. Eng schlecht geschriwwe - oder méi schlëmm, falsch geschriwwen - SOP féiert net nëmmen zu enger reduzéierter Produktivitéit an Organisatiounsausfall, awer kann och onsécher sinn an alles aus Ärem Team an d'Ëmwelt beaflossen. Kuerz gesot, et ass net e Risiko datt Dir wëllt huelen.
   • Wann et e Projet ass, deen Dir Iech verflicht fillt ze maachen, keng Angscht déi ze froen, déi all Dag mat der Prozedur ëm Hëllef këmmeren. Interviewe féieren ass e gemeinsamen Deel vum SOP Schafungsprozess.
4. Wiel tëschent engem kuerzen oder laange SOP. Wann Dir e SOP schreift oder aktualiséiert fir eng Grupp vu Leit, déi de Protokoll, d'Terminologie, asw. Kennen a just e kuerze a präzise SOP wëllen, wéi eng Checklëscht, kënnt Dir se kuerz halen.
   • Nieft dem allgemenge objektiv an aner relevant Informatioun (Datum, Autor, ID Nummer, asw.), Enthält et nëmmen eng Lëscht vu Schrëtt. Wa keng weider Detailer oder Erklärunge gebraucht ginn, geet dat duer.
5. Halt den Zweck vum SOP am Kapp. Et ass kloer datt Dir mat enger Prozedur ze dinn hutt déi ëmmer erëm an Ärer Organisatioun widderholl gëtt. Awer ass et e spezifesche Grond firwat dëse SOP sou wäertvoll ass? Sollt d'Sécherheet dran ënnerstrach ginn? Konformitéitsmoossnamen? Gëtt et fir Training benotzt oder op alldeeglecher Basis? Hei sinn e puer Grënn firwat Äre SOP fir den Erfolleg vun Ärem Team noutwendeg ass:
   • Fir sécherzestellen datt Konformitéitsnormen erfëllt sinn
   • Fir d'Produktiounsufuerderungen ze maximéieren
   • fir sécherzestellen datt d'Prozedur d'Ëmwelt net negativ beaflosst
   • Fir Sécherheet ze garantéieren
   • Fir sécherzestellen datt alles nom Zäitplang leeft
   • Ze vermeiden Fabrikatioun Mängel
   • Als Trainingsdokument ze benotzen
     • Wësse wat an Ärem SOP ënnersträichen wäert et méi einfach maachen d'Dokument ronderëm dës Punkten ze strukturéieren. Et ass och méi einfach ze gesinn wéi wichteg Äre SOP ass.

Deel 2 vun 3: Schreift Äre SOP

1. Beschreift dat néidegt Material. Technesch SOPs allgemeng, "zousätzlech zu" der Prozedur selwer, besteet aus véier Elementer:
   • Titel Säit. Dëst beinhalt 1) den Titel vun der Prozedur, 2) eng Identifikatiounsnummer vum SOP, 3) den Datum vun der Ausgab oder der Modifikatioun, 4) den Numm vun der Firma, Divisioun oder Departement op déi de SOP bezitt, a 5) d'Ënnerschrëften vun deenen, déi de SOP virbereet an approuvéiert hunn. Dir kënnt dës Säit opstellen wéi Dir wëllt, soulaang dës Informatioun kloer ass.
   • Index. Dëst ass nëmmen noutwendeg wann Äre SOP laang ass, sou datt Dir et einfach kuckt. En einfachen Standard Setup ass wat Dir hei braucht.
   • Qualitéit a Qualitéitskontroll. Eng Prozedur ass net gutt wann et net ka kontrolléiert ginn. Gitt sécher datt Dir dat néidegt Material an d'Detailer verfügbar hutt fir datt de Lieser kann iwwerpréiwen ob dat gewënschte Resultat erreecht gouf. Dëst kann a Form vun aneren Dokumenter sinn, wéi zum Beispill Evaluatiounsbeispiller.
   • Referenz. Gitt sécher datt Dir eng Lëscht vun all zitéiert oder zitéiert Referenzbicher hutt. Wann Dir op aner SOPs referéiert, gitt sécher datt déi néideg Informatioun am Appendix abegraff ass.
     • Et ka sinn datt Är Organisatioun aner Protokoller benotzt wéi dës. Wann Dir op eng scho existent SOPs referéiere kënnt, loosst dës Struktur lass a bleift un deem wat et schonn ass.
2. Vergewëssert Iech an der Prozedur selwer un déi folgend:
   • Ëmfang an Uwendbarkeet. An anere Wierder, beschreift den Zweck vum Prozess, seng Grenzen, awer och wéi et benotzt gëtt. Füügt Standards, Reglementer, Rollen a Responsabilitéiten, an Input an Output bäi.
   • Methodik a Prozeduren. Dëst ass d'Fleesch op de Schanken - Lëscht all Schrëtt, och déi néideg Detailer an och all néideg Ausrüstung. Ëmfaasst spéider Prozeduren an Entscheedungsfaktoren.Identifizéiert d '"wat ... wann" Punkten an eventuell Verstéiss oder Sécherheetsbedenken.
   • Kloerheet vun der Terminologie. Identifizéiert Ofkierzungen an Ausdréck déi net am gewéinleche Sprooch sinn.
   • Gesondheets- a Sécherheetswarnungen. Lëscht dës an engem getrennte Kapitel, an Lëscht se och niewent de Schrëtt op déi se sech bezéien. Nët dës Saache trivialiséieren.
   • Ausrüstung an Ëmgeréits. Lëscht wat néideg ass a wéi eng Ausrüstung oder Ausrüstungsstandarden Dir fannt wéini a wou.
   • Warnungen a Probleemer. Also d'Problemer Departement. Schwätzt iwwer alles wat falsch ka goen, wat Dir sollt oppassen a wat kéint e Problem fir den endgültegen, perfekte Produkt sinn.
     • Gitt all Thema en eegent Kapitel (normalerweis nummeréiert) fir datt Äre SOP net ze sproochlech an duerchernee gëtt a Saachen zougänglech ze halen.
     • Dëst ass net eng ausféierlech Lëscht; dëst ass just den Tipp vum prozeduralen Äisbierg. Är Organisatioun kann uginn wéi eng aner Aspekter oppassen.
3. Halt Är Schrëfte präzis an einfach ze liesen. Chancen sinn, Äert Publikum liest se net fir Spaass. Halt et kuerz a séiss - soss verléiert Dir d'Opmierksamkeet oder se fannen d'Dokument schwéier duerchzebréngen a schwéier ze verstoen. Halt Är Sätze sou kuerz wéi méiglech.
   • Hei ass eng schlecht Beispill: Passt op all Stëbs aus de Loftzäite ze läschen ier Dir se benotzt.
   • Hei ass eng gutt Beispill ": Virum Gebrauch, Staubsauger all Staub vun de Loftintag.
   • Am Allgemengen, schwätzt net iwwer "Dir". Et schwätzt fir sech. Schwätzt aktiv a fänkt Är Sätz mat der Imperativ un.
4. Wann néideg, interviewt d'Mataarbechter déi am Prozess involvéiert sinn iwwer wéi se d'Aarbecht maachen. Dat lescht wat Dir wëllt ass e SOP ze schreiwen deen einfach kee Sënn mécht. Dir setzt d'Sécherheet, d'Effektivitéit an d'Zäit vun Ärem Team a Gefor an Dir berécksiichtegt net Prozeduren, déi schonn am Gebrauch sinn - eppes wat Är Kollegen Iech net Merci soen. Stellt Froen wann néideg! Dëst muss richteg gemaach ginn!
   • Wann d'Saachen net kloer sinn, frot verschidde Leit fir all Rollen a Verantwortung ze bréngen. Een Teammember däerf sech net un de SOP halen an en aneren kann nëmmen an e puer vun den Aktiounen bedeelegt sinn.
5. Break grouss Stécker vum Text a Stécker mat Diagrammer a Flow Charts. Wann Dir mat engem oder zwee Schrëtt ze dinn hutt, déi besonnesch komplizéiert sinn, kënnt Dir et Är Lieser mat engem Diagramm oder Diagramm einfach maachen. Et gëtt méi einfach ze liesen an et gëtt dem Geescht eng Paus vun allen Efforten fir alles ze verstoen. A fir Iech gesäit et méi komplett a gutt geschriwwen aus.
   • Benotzt se net nëmme fir méi Gewierz ze maachen oder Äre SOP méi beandrockend ze maachen; maach et nëmmen wann et Sënn mécht oder wann Dir probéiert eng Sproochebarrière ze iwwerwannen.
6. Gitt sécher datt all Säit déi richteg Kodéierung huet. Äre SOP ass ouni Zweiwel ee vu ville SOPen. Aus deem Grond sollt Är Organisatioun eng Aart Datebank halen, an där alles op engem bestëmmten Indexéierungssystem gehal gëtt. Äre SOP ass Deel vun där Indexéierung a brauch dofir eng Form vu Kodéierung fir erëmzefannen. Dofir muss et kloer gesot ginn.
   • All Säit soll e kuerzen Titel oder ID Nummer, Datum a Säitennummer hunn. Dir kënnt Foussnoten brauchen; dat hänkt vun der Politik vun Ärer Organisatioun op dësem Punkt of.

Deel 3 vun 3: Suergen fir Erfolleg a Präzisioun

1. Test d'Prozedur. Wann Dir Är Prozedur net testen wëllt, hutt Dir se wahrscheinlech net gutt genuch geschriwwen. Frot een mat "limitéiertem Verständnis" vum Prozess (oder engem Vertrieder vum gemeinsame Lieser) fir Äre SOP ze benotzen a sech doduerch ze guidéieren. Wéi eng Probleemer lafen se op? Wann et der gëtt, musst Dir se uschwätzen an déi néideg Upassunge maachen.
   • Et ass besser datt Äre SOP vun e puer Leit getest gëtt. Verschidde Leit lafen a verschidde Saachen, déi Iech vill (hoffentlech nëtzlech) Äntwerten ginn.
   • Gitt sécher datt d'Prozedur getest gëtt vun engem deen et ni gemaach huet. Een mat Virwëssen wäert drop vertrauen datt et virukënnt an net an éischter Linn op Är Aarbecht, sou datt et d'Mark vermësst.
2. Hutt de SOP vun deenen bewäert, déi d'Prozedur tatsächlech ausféieren. Um Enn ass et egal wierklech wat deng Cheffe vum SOP denken. Et geet ëm déi dobaussen eigentlech musse kooperéieren. Also ier Dir et un d'Cheffe uewe schéckt, weist d'Fruucht vun Ärem Bic un déi, déi d'Aarbecht maachen oder scho maachen. Fannt wat hatt dervun?
   • Duerch se matzemaachen an en Deel vum Prozess ze maachen, si si méi wahrscheinlech dëse SOP ze akzeptéieren. A si hunn ouni Zweiwel e puer flott Iddien!
3. Hutt Äre SOP vun Äre Beroder an dem Qualitéitskontroll Departement gepréift. Wann d'Team OK ass, kënnt Dir et op Är Beroder weiderginn. Si hu vläicht manner ze soen iwwer d'Aarbecht selwer, awer si informéieren Iech wann de Setup an der Rei ass, wann Dir eppes vergiess hutt, a si wësse wéi Dir alles offiziell an en Deel vum System maacht.
   • Benotzt déi offiziell Routingsystemer fir Dokumentgeneemegung ze kréien, sou datt Dir sécher sidd datt de Prozess fir d'Genehmegung ze ginn ass richteg ofgemellt. Dëst ënnerscheet sech vun Organisatioun zu Organisatioun. Dir wëllt just sécher sinn datt jiddereen seng Meenung hat an datt all d'Regele gefollegt goufen.
   • Et mussen Ënnerschrëften drënner sinn. Déi meescht Firme hu keng Probleemer méi mat elektroneschen Ënnerschrëften.
4. Fänkt Äre SOP ze benotzen soubal se approuvéiert ass. Dir musst fir d'éischt Training fir déi involvéiert Mataarbechter organiséieren, awer et kann och heeschen datt Äre Pabeier an der Toilette ophänkt. Gitt esou wéi et ass, gitt sécher datt Är Aarbecht benotzt gëtt! Dir hutt et gemaach. Zäit fir e bëssen Unerkennung!
   • Gitt sécher datt Äre SOP um neiste Stand bleift. Wann dëst net méi de Fall ass, arrangéiert en Update direkt, gitt sécher datt d'Aktualiséierunge guttgeheescht an dokumentéiert sinn a schéckt de SOP nach eng Kéier. D'Sécherheet, d'Produktivitéit an den Erfolleg vun Ärem Team hänken dovun of.

Tipps

• Benotzt einfach Hollännesch fir d'Schrëtt z'erklären.
• Denkt drun Akteuren ze involvéieren wa méiglech, sou datt de schrëftleche Prozess mam aktuellen Prozess konsequent ass.
• Kontrolléiert ob eng al Versioun vum SOP existéiert. Vläicht kënnt Dir Iech op e puer séier Tweaks limitéieren. Gitt sécher datt Dir se och richteg dokumentéiert!
• Hutt eng Dokumentgeschicht mat all nei Versioun.
• Benotzt Stroumdiagrammer a Biller fir datt de Lieser de Prozess richteg verfollegen kann.
• Opgepasst op Kloerheet. Gitt sécher datt verschidde Interpretatiounen net méiglech sinn. Weist der Prozedur engem, deen et net kennt, a frot se wat se mengen: Dir kënnt nach ëmmer mat Iwwerraschunge konfrontéiert sinn.
• Gitt Äert Dokument iwwerpréift ier Dir et guttgeheescht hutt.