Wéi halen ech Minutte vun enger Versammlung

Videospiller: ЛЮБОВЬ С ДОСТАВКОЙ НА ДОМ (2020). Романтическая комедия. Хит

Inhalt

Schrëtt
Method 1 vun 3: Virbereedung fir d'Versammlung
Method 2 vun 3: Wärend der Versammlung
Method 3 vun 3: No der Versammlung
Tipps
Warnungen
Wat brauchs du

Als Firmessekretär oder Verwaltungssekretär, oder vläicht e klenge Geschäftsbesëtzer, gëtt et eng Méiglechkeet datt Dir mat der Notwendegkeet konfrontéiert wäert ginn e Protokoll vun de Firmenversammlungen ze halen. Dës Aufgab ass ganz wichteg, well et ass net nëmmen eng gesetzlech Fuerderung, besonnesch fir non-profit Organisatiounen: dës Protokoller sinn Deel vun den offiziellen records vun der Firma, hir Geschicht. Protokoller kënne ganz einfach gemaach gi wa verschidde Reegelen a Format gefollegt ginn.

Schrëtt

Method 1 vun 3: Virbereedung fir d'Versammlung

1 Schéckt eng Notiz vun der Versammlung mam Datum, Zäit, Standuert an Zweck vun der Versammlung am Viraus (e puer Wochen am Viraus) un jiddereen deen erwaart gëtt.
2 Bereet e spezielle Package fir all Member vum Verwaltungsrot vir, deen enthält: Versammlungs Notiz, Minutte vun der viregter Versammlung, Lëscht vu béide Kontaktinformatiounen a wat an der Versammlung presentéiert gëtt (zB Analysen a Budgetsberichter). Wann d'Informatioun vertraulech ass, transferéiert se dann nëmmen wann se kënnt, nodeems d'Mataarbechter (a ville Fäll) an d'Gäscht d'Gebaier verlooss hunn.
3 Gitt sécher datt Dir d'Opnamausstattung bei der Hand hutt, déi Dir am bequemste benotzt, wéi: Notizblock, Dossier, Laptop oder Stëmmrekorder.
4 Um Dag vun der Versammlung, gitt sécher datt all Participanten Schreifmaterial, Schëlder (wann néideg) an Erfrëschungen hunn.

Method 2 vun 3: Wärend der Versammlung

1 Notéiert déi folgend Informatioun:
- Organisatiounsnumm an Treffaart.
- War d'Versammlungs Notifikatioun geschéckt, a wa jo, wéini.
- Datum vun der Versammlung an der Plaz wou se stattfonnt huet.
- D'Zäit wou d'Versammlung ugefaang huet.
2 Schreift de Grond fir d'Versammlung op, zum Beispill: Véirel Verwaltungsrot oder alljährlech Wahl vun Offizéier.
3 Sollt opgezielt sinn:
- Board Memberen, Offizéier a Mataarbechter präsent op der Versammlung, an hir Verantwortung.
- Déi, déi feelen.
- Gäscht déi deelhuelen, vun wiem si invitéiert goufen an d'Grënn firwat se um Event deelgeholl hunn.
- Den Numm an den Titel vum President vun der Versammlung.
- Déi Persoun déi de Protokoll vun der Versammlung hëlt.
4 Gitt d'Zuel vun de Memberen un, déi fir e Quorum néideg sinn, an ob dës Zuel erreecht gouf.
5 Notéiert d'Resultater vum Vote fir ze akzeptéieren, z'iwwerpréiwen oder zréckzéien aus de Minutte vun der leschter Versammlung.
6 Modifizéiert déi vireg Protokoller wéi néideg.
7 Stëmm déi tatsächlech Froen aus dem virege Protokoll a notéiert de Verlaf vun hirer Diskussioun, d'Resultater vum Vote oder dat Gesamtresultat.
8 Notéiert all aner Stëmmen, Wahlen vun Offizéier zum Beispill, an d'Zuel vun de Stëmme fir, géint oder enthalen. Ausser déi, déi sech enthalen hunn, ass et net néideg d'Nimm vun de Leit opzehuelen a wéi se gestëmmt hunn. Gitt d'Ursaach fir all Refus ze wielen an ob iergendeen de Raum wärend dëser Ofstëmmung verlooss huet.
9 Lëscht Är Agenda -Artikelen a loosst e bësse Raum tëscht hinnen fir Notizen ze schreiwen.
10 Maacht Notize vun der Diskussioun iwwer d'Agenda Punkten a wat gesot gouf a vu wiem.
11 Lëscht all topesch Themen, déi wärend der Versammlung diskutéiert goufen, souwéi Leit, déi an der nächster Versammlung musse schwätzen.
12 Notéiert all Diskussiounen iwwer Net-Agenda Artikelen a wien se gefrot huet, souwéi d'Resultat vun dësen Diskussiounen.
13 Gitt d'Resultat vun dësen Entscheedungen un, déi viru nei Iwwerleeung, Aktualiséierung oder Ofstëmmung virgeschloe goufen. Déi offiziell Entscheedung selwer gëtt als separat Dokument presentéiert.
14 Gitt den Datum an d'Zäit vun der nächster Versammlung un.
15 Notéiert datt d'Versammlung mat Majoritéitsentscheedung oder eestëmmeg Entscheedung zougemaach gouf. Gitt d'Ennzäit vun der Versammlung un.

Method 3 vun 3: No der Versammlung

1 Fëllt de Protokoll sou komplett wéi méiglech aus a maacht dat sou fréi wéi méiglech.
2 Highlight fett all Wahlresultater, Agenda Punkten an Entscheedungen, déi geholl ginn.
3 Verdeelt Kopie vun de Minutten un all Treffen Participanten sou fréi wéi méiglech fir hire Feedback iwwer säin Inhalt ze kréien. Wa keng Ännerunge virgeschloe goufen, formaliséiert d'Minutte a setzt se dann an e spezielle Dossier fir Firmenversammlungen. Verdeelt Kopie vun der definitiver Versioun vun de Protokoller un all Participanten an der Versammlung an déi, déi dovunner waren.

Tipps

Wann Dir eppes net versteet, stellt direkt déi entspriechend Froen, sou datt d'Diskussioun korrekt opgeholl gëtt. Fir eng Erklärung ze froen, musst Dir net waarden bis Dir de Protokoll komplett ausgeschafft hutt.
D'Entscheedungen an d'Resultater vum Vote mussen an de Protokoller uginn, awer hir Exemplare mussen och an engem separaten Dossier op enger Plaz geschützt géint Feier, Waasser an aner Faktore gehale ginn. Elektronesch Exemplare sollten och mat dësem Dossier gehale ginn.
Probéiert net all Wuert wärend der Versammlung ze notéieren: schreift allgemeng Begrëffer iwwer dat wat gesot gouf. Dir kënnt de Verlaf vun der Diskussioun méi komplett verroden nodeems Dir d'Minuten ausgefëllt hutt.
Är Firmepolitik kann d'Benotzung vun elektronesche Kommunikatiounen verbidden. Elo ass dëst zimlech seelen - et hänkt alles vun der Zäit of wéi d'Regele geschriwwe goufen, an ob se iwwer d'Jore revidéiert goufen. Dofir, ier Dir mat de Participanten an der Versammlung op dës Manéier kommunizéiert, gitt sécher datt Dir näischt brécht. Dir kënnt och Ännerunge vun dësen Aarte vu Reegele virschloen wa se hoffnungslos aktuell sinn.

Warnungen

Sidd virsiichteg wann Dir en Entworf vun de Minutte fir de Participanten fir Iwwerpréiwung a Revisioun ofleeft, well dëst hinnen d'Méiglechkeet gëtt ze änneren wat se gesot hunn. Wann de Protokoll komplett fäerdeg ass, gitt sécher datt jidderee sech bewosst ass iwwer all Ännerungen, déi et gemaach gi sinn: sou gëtt d'Informatioun korrekt interpretéiert a kee gëtt falsch gefouert.