Auteur:
Lewis Jackson
Denlaod Vun Der Kreatioun:
5 Mee 2021
Update Datum:
1 Juli 2024
Inhalt
Evenementer organiséieren schéngt wéi eng ganz schwéier Aufgab, a Saache ginn nach méi komplizéiert wann Dir kee Plang hutt a viraus plangt. Also probéiert dëst ze vermeiden - andeems Dir Méint am Viraus virbereet a roueg bleift während dem Event.
Schrëtt
Method 1 vu 4: Plangt Méint virum Event
Bestëmmt den Zweck vum Event. Den Zweck vun Ärer Organisatioun ze bestëmmen hëlleft Äert Event op der Streck ze halen. Plangt Dir en Event fir d'Gemeinschaft ze educéieren? Potential Sponsore iwwerzeegen? Lueft e bestëmmten Individuum oder Grupp? Detailéiert dësen Zweck sou vill wéi méiglech. Egal wat Dir maacht (educéieren, iwwerzeegen, luewen, asw.), firwat maacht Dir dat erëm
- Denkt drun als Är Erklärung vun der Missioun, oder d'Viraussetzung fir Ären Erfolleg. Wann Dir wësst wat Dir sécher wëllt, fannt Dir et vill méi einfach!
Ziler setzen.Genau Wat wëllt Dir erreechen? Net d'Zuel vu Leit déi um Event erschéngen, net de Fakt datt et geschitt ass - wéi wëllt Dir dat Event sinn? 5 nei Memberen an Ärer Organisatioun? 20 Milliounen Dong gesammelt? Aner Mentalitéit änneren? Maacht jiddereen opgereegt?- Denkt un déi 3 Resultater déi Dir am meeschten vun der Manifestatioun wëllt a fokusséiert se ze maachen. Dir kënnt e finanziellt Zil, e sozialt Zil, an e perséinlecht Zil ofweien - et ass un Iech!
Fräiwëlleger sammelen. Dir braucht gutt a gutt Memberen a ville verschiddene Beräicher vum Organisatiounscomité. Si kënnen Iech hëllefe mat allem vu Planung, Budgetéiere fir Invitatiounen ze schécken, Affichen ze gestalten, Gäscht begréissen a no der Veranstaltung ze botzen. An anere Wierder, si hëllefen Iech d'Aarbecht gemaach ze kréien. Wa méiglech, fannt Fräiwëlleger déi Dir vertraue kënnt!- Gitt sécher datt d'Organisateuren wéi och d'Eventmanager no dem Zäitplang schaffen deen Dir am Plang festgeluecht hutt. Zesummenaarbecht tëscht de Parteie mécht Ären Job méi einfach. Wann Dir een ëm Hëllef freet, gitt vun Ufank un kloer iwwer Är Erwaardungen un hinnen an d'Ausmooss vun hirer Participatioun un der Manifestatioun.
- Wann Dir kee Fräiwëllegen fënnt, engagéiert en Eventteam! Dëst hänkt ganz vun der Art vum Event of deen Dir organiséiert. Dir kënnt d'Plaz mam Eventteam lounen oder vun enger Drëttpersoun astellen.
Geschätzte Budget. All Ausgaben, Akommes, Subventiounen an aner aussergewéinlech Ausgabe mussen am Budget abegraff sinn. Wann Dir kee Budget maacht, wäert Dir d'Evenement mat engem décke Gesetzesprojet an engem eidele Portemonnaie ofschléissen ouni ze verstoen wat Dir just ausginn hutt. Sidd realistesch vum éischten Dag, fir datt Dir herno net iwwerrascht sidd!- Fannt Weeër fir d'Käschten niddereg ze halen. Kënnt Dir Fräiwëlleger astellen fir gratis ze schaffen? Betruecht Plazen déi méi bëlleg ze loune sinn (zum Beispill engem säin Haus)? Denkt drun datt eng kleng, einfach awer erfollegräich Versammlung vill besser ass wéi eng Luxuspartei déi net geet.
Bestëmmt d'Zäit a Standuert vum Event. Dëst ass de Faktor am wichtegsten vum Event. Wat soll d'Zäit a Plaz vun Ärem Event si fir d'Leit ze soen: "Jo, ech sinn do!"? Dir wëllt d'Evenement organiséieren zu enger Zäit wou jidderee fräi ass an op enger praktescher Plaz wou Dir genuch Loyer hutt!
- Kuckt de Spillplang vun der Gemeinschaft an der Dir wunnt a kuckt wien un der Manifestatioun deelhëllt. Wann Dir op Hausfra gezielt hutt, sinn Dag- an Noperschaftsevenementer déi bescht Optioun (Dir kënnt extra Babysitting Servicer ubidden). Am Fall vun engem Studenteparticipant, hält d'Evenement am Stadzentrum een Owend an der Woch. Wa méiglech, sollt Dir op hir Plaz goen Assemblée.
- Natierlech ginn et vill Eventplazen déi Dir am Viraus reservéiere musst. Kontaktéiert dës Locatioune sou séier wéi méiglech ze lounen. Si kënne méi deier si wéi Dir denkt!
Betruecht Logistik. Dir musst iwwer all Logistik denken. Wéi wäert de Parking sinn? D'Fäegkeet vu Leit mat Behënnerungen fir matzemaachen? Wat kënnt Dir mam Eventraum maachen? Wéi eng Ausrüstung braucht Dir? Braucht Dir eppes extra fir eng Tax (z.B. Speaker Gedrénks, Badges, Publikatiounen)? Wéi vill Leit brauch et fir datt d'Evenement reibungslos leeft?
- Et ass ganz wichteg ze reflektéieren an ze diskutéiere mat Membere vun den Organisateuren fir all Aspekter vum Event ze berécksiichtegen. Sinn et Hindernisser déi Dir virgesinn an vermeit? Brauchen d'Gäscht eng Plaz fir ze bleiwen? Wéi eng Ausnamen sinn erfuerderlech?
Denkt Marketing a Reklammen. Wärend Dir Iech fir den Event virbereet, baut e Projet vun der Affiche. D'Plakat soll Informatioun iwwer den Datum, d'Zäit, de Standuert, d'Haaptgäscht, den Numm vum Event an den Event oder d'Tagline vum Event enthalen. Well d'Virbereedung Zäit ze fréi ass, kënnt Dir vill Zäit iwwer dës Saache nodenken - awer Dir sollt en éischte Projet opbauen fir ze kucken wat d'Sektiounen all zesummen sinn!
- Denkt un aner Weeër fir d'Evenement ze promoten. E-Maile schécken? Mail mailen? Gitt Informatioun op Facebook, Twitter oder eng Serie vun Online Event Sites (méi iwwer dës méi spéit)? Wat brauchs du virun Eventer fir Leit z'engagéieren a wat Dir braucht an Eventer fir se zréckzehalen?
Wierker nei arrangéieren. Vläicht fillt Dir Iech elo ganz duercherneen. Huelt en déif Otem an öffnet d'Excel Software. Bereet e Projet vun Aktivitéite beim Event vir. Benotzt e puer Excel Tabelle fir Är Gedanken ze organiséieren. Et kann op dësem Punkt wéi onnéideg Pabeieren ausgesinn, awer innerhalb vun den nächsten zwee Méint sidd Dir dankbar fir Iech selwer ze këmmeren.
- Entwéckelt en Zäitplang vun der Aarbecht (mat Terminer) fir all Aktivitéit. Schreift all d'Membere vun den Organisateuren op, wéini a wou Dir se braucht. Op dës Manéier kënnt Dir Är Aarbecht plangen a spéider Froen vermeiden.
Method 2 vu 4: Plangt d'Aarbecht fir 2 Woche virum Event
Gitt sécher datt alles fäerdeg ass. Identifizéiert Zäit, Standuert, Schlësselgäscht, Event Organisateur, Event Numm an Tagline. Wäert et ginn alles Kënne mir développéieren? Kann Ännerunge vu leschter Minutt geschéien? Zu dësem Zäitpunkt soll alles sou kloer sinn wéi op schwaarz a wäiss Pabeier.
Trefft mat Membere vun den Organisateuren. Genehmegung ufroen zum Budget, Zäitplang, asw. vun Organisateuren wéi och Eventmanager. Elo ass de richtegen Zäitpunkt fir Froen ze behandelen. Jiddereen huet seng Verpflichtungen nach verstanen? Si se wuel mat allem?
- Nach eng Kéier mat den Organisateure wéi och de Fräiwëllege fir iwwer potenziell Probleemer nozedenken. Dëst ass och déi perfekt Zäit fir Är Aktioun ze plangen.
- Gitt sécher datt d'Organisateuren keng intern Themen hunn. Halt a Kontakt mat all Departementscheffen, Organisateuren wéi och Fräiwëlleger.
Deelt d'Aarbecht ënner verschiddene Leit a léisst eng Persoun mat Erfahrung all Aktivitéite koordinéieren. Wann dëst e besonnesch grousst Event ass, da wielt e puer Leit fir verschidden Aktivitéiten ënner der Opsiicht vun enger Persoun ze koordinéieren. Dëse Leader muss vu Membere vun den Organisateuren vertraut ginn.
- Dir sollt een bis zwee Memberen uginn fir Zäit Gäscht ze begréissen an ze chatten virum Event.Prinzipiell si se den Empfänger, verantwortlech fir all d'Gäscht opzebauen an dës Gäscht ze gesinn datt se betreit ginn.
Gitt sécher datt Dir all déi eventbezunnen Online Säiten um neiste Stand hält. Dir wësst wahrscheinlech scho Facebook an Twitter, awer et gi vill aner Online Säiten déi Dir benotze kënnt fir ze promoten, wéi Eventbrite, Evite a Meetup. Wann Dir nach ni vun dëse Säiten héieren hutt, sicht elo! Am Fall wou Äert Event iwwerséiesch ass an Dir Tickete wëllt online verkafen, ass Ticketbud ganz nëtzlech.
- An natierlech aktualiséiert d'Online Säit, de Blog oder d'Facebook Säit vum Event, wann verfügbar. Dir kënnt Event Erënnerungen schécken, Fotoen posten an Event Äntwerte managen. Wat méi aktiv Dir online sidd, wat méi verbreet gëtt d'Evenement. Wann Dir en Event organiséiert am Zesummenhang mat Gaardenaarbecht, Heemdekoratioun oder aner kreativ Felder, kënnt Dir och Pinterest benotzen.
Sammelt Parrainagen an aner Suequelle vu Gäscht. Et gi vill Aarte vun Ausgaben déi an den nächste Wochen entstinn an Dir wëllt net alles selwer bezuelen! E bësse klotere fir d'Startkäschten - sief et en Eventlocatioun, Ausrüstung oder eng Bankettfeier? Dir musst och e puer vun den uewe genannte Betrag bezuelen ier Dir Iech fir d'Evenement virbereet.
- Gitt sécher datt Dir e System fir Dokumenter, Zertifizéierungen, Rechnungen an aner Pabeieren gebaut hutt. Dir musst all Dokumenter fir zukünfteg Referenz halen, also wat Dir méi séier organiséiert sidd, wat d'Zukunft méi praktesch ass, besonnesch wann Äre Partner onprofessionnell schafft.
Event Promotioun. Bereet Publikatioune vir, lancéiert Annoncen, verëffentlecht der Press, schéckt Invitatiounen, Telefonsgespréicher, E-Mail Kontaktgruppen, treffen potenziell Participanten oder Sponsoren. Wéi wësse Leit a bedeelegen sech un Ärem Event? Gitt sécher datt d'Informatioun déi Dir gitt komplett ass, ausser e puer Froen Faktoren - de Virwëtz vum Gäscht muss och stimuléiert ginn!
- Denkt un Är Zilgrupp. Wann Dir déi Eelst wëllt invitéieren, verschwennt Dir keng Zäit fir Messagen duerch d'Snapchat Software ze verschécken. Gitt op Plazen déi se oft hänken oder benotzt d'Tools déi Äre Publikum benotzt.
Sammelt déi néideg Saache fir d'Evenement. Dës Saache kënnen eng Medaille, e Spill, e Souvenir, eng Belounung oder e Certificat enthalen. Et gi vill kleng an trivial Saachen op déi onerfueren Leit net oppasse kënnen, awer Dir musst all déi klengste Faktore wëssen. Vergiesst net Miwwelen, Tounausrüstung, Dëscher, Dëschdicher an aner grouss, wichteg Saachen!
- Dëst ass eng méi Saach, déi Dir Zäit braucht ze reflektéieren. Halt net op bis Dir 5 Saache fonnt hutt, déi Dir vergiess hutt ze preparéieren - alles vu Kugelstëfter an Éischt Hëllef Kits bis Batterien, Äiswierfelen an Extensiounsschnouer. Dir wëllt fir all Situatioun prett sinn.
Zortéieren alles. Arrangéiert fir Videoopnahmen. Organiséieren Transport fir Gäscht. Rendez-vous fir d'Botzteam. D'Lëscht ka fir ëmmer weider goen, awer ouni ze sortéieren kënnt Dir d'Evenement net organiséieren!
- Preparéiert Iessen an Drénken. Dëst ass och eng gutt Zäit fir speziell Ënnerkonft ze arrangéieren, wéi Wunnenge fir Leit mat Behënnerungen. Préift ob Gäscht vegetaresch sinn oder aner spezifesch Iessbedürfnisser hunn. Vill Online Event Ticketing Sites hunn eng Rubrik "Self-ask Froen", déi Iech hëllefe fir d'speziell Ufroe vun Äre Gäscht ze evaluéieren.
- Preparéiert Schreifdicher a Still, Kulisse, Mikrofonen, Spriecher, Computeren, Projektoren, Podiumen - alles wat op der Eventplaz erfuerderlech ass.
Preparéiert Är Kontaktlëscht. Dir musst Telefonsnummeren, Adressen an E-Mail Adresse vun den Organisateuren hunn. Maacht eng ähnlech Lëscht mat VIP (besonnesch wichteg Gäscht) a Fournisseuren vu Wueren oder Servicer. Wann een net opdaucht oder ze spéit ass, ass dëst eng Lëscht déi Dir benotze kënnt.
- Loosst eis soen datt d'Banketteam spéit ass. Wat Dir maacht? Kritt hir Kontaktlëscht direkt a rufft hinnen un. Oh, si mengen Dir wäert op d'Plaz fir et ze kréien 90 Pond zerklengert Schwéngefleesch? Wat och ëmmer. Dir gitt d'Lëscht dem Här A, hien hëlt de Camion a geet op d'Fleeschsammlung Adress um Pabeier. Dir hutt eng Katastroph verhënnert. Elo wësst Dir datt Dir dëst Serviceteam net sollt astellen oder méi kloer Richtung ginn!
Gitt op d'Manifestatiounsplaz mat Organisateuren. Observéiert ronderëm a bewäert de Parking, Toiletten, Zëmmeren an Dieren. Kuckt no Uertschaften an der Géigend wou Dir Fotokopië maache kënnt, telefonéiert a wesentlech kaaft. Am Allgemengen, hutt d'Evenementsplaz an der Hand.
- Schwätzt mat der Persoun déi Dir kontaktéiert hutt fir d'Plaz ze lounen. Si sollten e bessert Verständnis vun der Plaz hunn wéi en aneren. Gëtt et e Problem iwwer deen Dir wësse sollt? Limitéiert Zäit? Ass d'Dier a gewëssen Zäiten gespaart? Hoffentlech wäert dat net geschéien - awer Dir sollt och erausfannen iwwer Feieralarmcheckpläng.
Method 3 vu 4: Bereet Iech vir an de 24 Stonne virum Event
Bleiw roueg. Du kanns et packen. Et ass besonnesch wichteg datt Dir roueg bleift an net verwiesselt oder Angschtgefiller kritt. Dir hutt zënter Méint virbereet! Alles wäert an der Rei sinn. Wat méi roueg Dir sidd, wat Är Teamkollegen méi roueg sinn, wat d'Evenement besser ass. Nieft, wäert alles geschwënn ophalen!
- Seriost, Dir kënnt et maachen. Dir hutt alles gemaach wat Dir kënnt, iwwer all méiglech Probleemer nozedenken - wann eppes falsch leeft, wësst Dir wéi Dir de Problem léisen. An denkt drun: Keen kann Iech virwerfen. E Kaméidi Gaascht, d'Iessen ass net gutt - d'Leit verstoen datt Dir alles net kontrolléiere kënnt. Relax. Dir sidd OK.
Leschte Scheck mat Membere vun den Organisateuren. Gitt sécher datt Dir mat jidderengem schwätzt iwwer Weeër fir op d'Evenementsplaz ze kommen a wéini Dir kënnt. Wat Dir net am meeschte wëllt ass wann déi ganz Organisateuren Iech um Dag vum Event uruffen, well Dir wësst net wou d'Réckentrée ass.
- Och wann keen eppes seet oder Iech eng Fro stellt, maacht Äert Bescht fir d'Astellunge vun aneren ze moossen. Sinn se all zefridden mat hirer Aarbecht? Kréie si sech mateneen eens? Wann net, schwätzt mat all a probéiert de Knuet ze entfernen. Vläicht passt een an en anert Departement oder schafft mat aneren.
Kontrolléiert all Invitatiounen an Äntwerten. Lëscht Gäscht an engem Excel Tabelle an zielt d'Zuel vu Leit. Fir d'Majoritéit vun den Eventer wäert d'Zuel vun de bestätegte Participanten sinn sinn net weist d'Zuel vu Leit, déi tatsächlech un der Manifestatioun deelhuelen. Dir kënnt 50 Valideuren hunn, awer um Enn sinn et der nëmmen 5 oder bis zu 500 Leit maache mat. Wärend Dir d'Zuel vun de Valideure sollt wëssen, sidd Dir prett d'Situatioun ze behandelen wann et ze wéineg oder ze vill Participanten sinn!
- Erënnert VIP Gäscht iwwer d'Evenement. Dir wäert iwwerrascht sinn duerch d'Zuel vu Leit déi soen: "Oh, richteg. Muer ass et net?" Mat engem einfachen Uruff oder Text kënnt Dir dëst vermeiden.
Gitt op d'Manifestatioun a kontrolléiert ob alles fäerdeg sinn. Ass de Raum ordentlech a fäerdeg? Sinn elektronesch Geräter installéiert a funktionnéieren? Kënnt Dir all Apparat virinstalléieren, wann néideg? Huet d'Personal sech voll op d'Evenement virbereet?
- Préift ob d'Evenement genuch Ënnerstëtzer huet. Natierlech ass et besser wann Dir méi Ënnerstëtzer hutt wéi Dir braucht. Dir musst vläicht een fir en Noutfall froen, een braucht fir e Gaascht opmierksam ze maachen oder e Problem ze léisen, op dat Dir net kënnt virwaarden. Oder, Dir wësst, Dir braucht een deen Iech méi Kaffi schëdt.
Preparéiere Kits fir Event Participanten. Dëse Kit kann eng Waasserfläsch, eng Candy Bar, Pechpabeier, e Kugelstëft, eng Broschür, an all aner Informatioun enthalen, déi se brauchen. Et ass och eng gutt Iddi wann Dir kleng Souveniren derbäisetze wëllt.Dëst ass e super Highlight ze weisen datt d'Evenement richteg organiséiert war, a gläichzäiteg d'Gäscht fillt sech geschätzt.
- Dëse Kit kéint fir Gäscht oder Organisateure sinn, oder béid! Wien huet net gär eng Granola Bar an e Kugelstëft?
Zäitplang Event Informatioun (Lafen Blat oder Run Blat). Hei ass eng Lëscht vun allen noutwendegen Informatioune gedeelt duerch Zäit an / oder Departement. Bereet en Taskprogramm a Minutten mat wichtegen Aktivitéiten vir. D'Schabloun vum Lafblat ass ganz u Iech fir ze entscheeden. Probéiert just d'Informatioun op e Minimum ze halen fir einfach ze liesen.
- Wann Dir wierklech schwéier sidd, baut dës Spezies en anert Laafblat kann nëtzlech sinn. Spriecher si méi wahrscheinlech d'Lëscht vun anere Gäscht ze wësse wien, wou a wéini. D'Organisateure wëllen eng Lëscht mat Ausrüstung, Zäitlinnen a Botzpläng. Wann Dir genuch Zäit hutt fir de lafende Blat opzebauen, fannt Dir dëst zimlech hëllefräich.
Maacht eng Lëscht vun Elementer fir op d'Evenementsplaz ze bréngen. Wéi schlecht wäert et sinn wann Dir op d'Evenement kënnt, alles ass fäerdeg, jiddereen sinn do, an Dir mierkt datt Dir 12.000 Taasen doheem vergiess hutt? Dëst ass schlecht. Dir hutt alles ruinéiert. Also maacht eng Lëscht, préift se nach eng Kéier a bréngt all d'Ingredienten mat fir ze preparéieren!
- Wann d'Elementer op verschiddene Plazen verspreet sinn, gitt all Persoun eng spezifesch Aufgab. Dobäi musst Dir keng 8 Stonnen verbréngen ronderëm ze lafen an dës Elementer a Panik ze sammelen. "Ee Bam mécht kee jonken, dräi Beem klusteren sech zesummen, sou datt de Bierg héich ass" - soten déi al.
Method 4 vun 4: Kontrolléiert den Datum vum Event
Kommt fréizäiteg op den Eventlokal mat Organisateuren a Fräiwëlleger. Passt op datt jiddereen do ass an d'Elektronik richteg funktionnéiert. All lescht Minutt Froen? Wann et Zäit ass, loosst eis Softdrinks drénken, deelen, jiddereen encouragéieren a raschten! Du kanns et packen. Dir sidd prett.
- Gitt sécher datt den Organisateur e speziellen Badge unhuet oder e puer erkennbar Saache bei der Hand dréit, sou datt Event Participanten no Hëllef froen wann néideg. Heiansdo kakesch Suiten sinn net genuch.
All méiglech Saachen, bannen an dobaussen. Braucht Dir Ballonen an der Bréifkëscht? Plakater am Eck vum Raum? Wat iwwer d'Dier a laanscht de Gank? Wann Är Gäscht duerch e chaotesche Labyrinth musse goen fir den Eventlokal z'erreechen, sollt Dir vill Zeeche stellen fir Iech ze guidéieren.
- Wëllkomm Banneren an aner Notizborde virum Gebai wäerte besonnesch hëllefräich sinn. Dir wëllt datt d'Leit d'Evenementsplaz direkt vun der Strooss unerkennen kënnen. Doriwwer freet sech näischt!
- Et ass eng Rezeptioun a registréiert Gäscht op der Manifestatioun. Wann Gäscht d'Dier erakommen, solle se genau gesinn wat se musse maachen. Soss schwiewen se an engem Zoustand vun Onsécherheet an Unbehag. Erënnert Dir Iech un d'Receptiounssektioun uewen ernimmt? Gitt w.e.g. engem zou, fir virun der Dier ze stoen fir ze begréissen an all Froen vum Gäscht ze beäntweren.
- Schwammmusek! Musek wäert déi schei Atmosphär um Event läschen.
Gitt sécher datt d'Participanten vum Event wësse wat leeft. Wann e Spriecher spéit ass, musst Dir en Event Delai Notiz posten. Wann d'Iesse méi laang dauert wéi erwaart, sollten d'Gäscht um Event sech bewosst sinn op Ännerungen am Zäitplang. Et ass ganz seelen datt Eventer wéi geplangt lafen - also wann Zäitpläng net enk gefollegt ginn, gitt sécher datt d'Parteie weider schwätzen.
Maach eng Foto! Dir wëllt vläicht eng Notiz dovun maachen. Zur selwechter Zäit wäerte d'Leit opgereegt sinn ze gesinn datt een eng Kamera hält fir d'Momenter vum Event festzehalen. Maacht eng Foto vum Banner vun Ärem Sponsor, Ärem Banner, dem Begréissungspaart, dem Empfangsraum, asw. Dir kënnt dës Fotoen och fir d'nächst Joer benotzen!
- Wa méiglech, loosst e Frënd oder e professionelle Fotograf d'Aarbecht maachen. Dir hutt genuch Aarbecht ze maachen! Dir musst mat de Gäscht chatten an iessen, sou datt en aneren sech ëm de Fotoshooting këmmert.
Dokumenter no der Veranstaltung setzen. Dir musst eng Iddi an der Perceptioun vun de Gäscht geplanzt hunn, an Dir wëllt datt se d'Evenement mat spezifesche Gedanken, Reflexioun oder Entschlossenheet verloosse loossen. Also bereet eng Broschür oder iergend eppes, wat se kënne matbréngen no Manifestatioun.
- Dir kënnt de Wahlburo fir dat rezent Event fir dës Sektioun iwwerleeën. Gitt e Mëttel fir hinnen hir Gedanken ze soen, wat se kënne verbesseren a wat se beim nächsten Event wëllen. An natierlech, wéi se sech kënnen engagéieren!
Botz Event Plazen! Préift Äre Kraaftzähler, ewechzehuelen Banneren, propper Miwwelen, a méi. Dir wëllt de Site zréck an den ursprénglechen Zoustand - besonnesch wann Dir de Loyer bezuelt a wëllt zréck goen. Dir kënnt och déi zousätzlech Käschte vermeiden, déi vun Ärem Standuerter ugebuede ginn. Deelt d'Aarbecht gläichméisseg sou datt de Botzprozess esou séier a sanft wéi méiglech ass.
- Kuckt zréck fir sécher ze sinn datt keng Wäertsaachen hannerlooss goufen. Wa jo, bereet e verluerene Fuerderungsformular vir.
- Wann Dir eppes beschiedegt, mellt Iech w.e.g. der Persoun déi Dir kontaktéiert hutt fir d'Plaz ze lounen. Éierlechkeet a Frechheet ass ëmmer déi bescht Haltung.
- Ewechzehuelen sou vill Dreckskoup wéi méiglech. Den Ënnerhalt Departement iwwerhëlt duerno.
Passt op all Post-Event Missiounen op. Ofhängeg vun der Art vun der Manifestatioun déi Dir organiséiert, hutt Dir vläicht näischt nom Event ze maachen, oder et gëtt eng laang Lëscht vu Leit fir ze bedanken an och nach Erwaardungen. Hei sinn e puer Iddien fir Iech unzefänken:
- Merci all de Membere vun den Organisateuren, besonnesch de Sponsoren a Benevolen. Dir kënnt keen Event ouni si organiséieren!
- Komplett a behandelt Suen. Dëst sollt sou séier wéi méiglech gemaach ginn, wat manner Mängel, wat besser.
- Huelt eng Partei vun Dankbarkeet fir déi, déi Iech gehollef hunn. Dir wëllt Är Teamkollegen dankbar fillen, a gläichzäiteg Är Sponsore gesinn datt se Ännerung an e gudden Zweck bruecht hunn.
- Verdeelt Souveniren oder aner Publikatiounen un Interesséiert.
- Transfere Rechnungen u Sponsoren an anerer.
- Post Fotoen op der Online Säit vum Event.
Halt eng Versammlung fir vun Erfahrungen ze léieren an d'nächst Kéier besser ze maachen. Nodeems alles eriwwer ass, wat wëllt Dir datt Dir anescht maacht? Wat funktionnéiert a wat net? Wëllt Dir esou en Event organiséieren? Wat hutt Dir geléiert?
- Wann Dir eng Äntwert vu jiddem kritt, liest se all. Och wann Dir keng Äntwert vu Gäscht kritt, frot d'Evenementer Organisateuren! Wéi denken se? Hu se déi Zäit genoss? Wahrscheinlech just well d'Granola Bar an de Bic gratis waren, oder?
Berodung
- Lëscht vun Dokumenter fir ze preparéieren:
- Provisoresche Budget
- Zäitplang vun Eventer (Zäit vun all Programm am Event)
- Invitatioun
- Gaaschtlëscht
- Aktiounsplang
- Aarbechtsplang (Ofschlossplang)
- Dokumentatioun fir Pressematdeelungen
- Ried
- Lëscht vun de Participanten
- Rieden vun de Parteien (befestegt CV vum Spriecher)
- Aarbechtsprogramm
- De Spillplang gëtt a Minutten opgedeelt
- Kontakt Netzwierk Lëscht (Telefonsnummer vum Organisateur)
- Lëscht vun Artikelen ze bréngen
- Lëscht vun den Aufgaben déi fäerdeg sinn
- Event Berichter (fir ze drécken an anerer)
- Virun der Manifestatioun, wielt Persounen / Departementer verantwortlech fir déi folgend Beräicher:
- Spender
- D'Participanten
- Wichtege Gaascht, Spriecher
- Design, drécken, sammelen Artikelen a bewäerten dës Produkter
- Belounungen, Souveniren, Kaddoen, Banneren, Zertifikaten
- Gefierer, Catering, Event Arrangementer, Dekoratioun, Kulissen, Parking
- Medien, PR (extern Relatiounen), Marketing
- Faktore fir ze berécksiichtege wann Dir e Site wielt a Präisser verhandelt:
- Sitekapazitéit (Unzuel u Participanten, ausser déi déi net offiziell derbäi waren)
- Verfügbarkeet fir Iessen (am Fall wou d'Iessen op där Plaz verfügbar sinn)
- Zäit (Start- an Ennzäit vum Event)
- Beliichtung (am Fall wou d'Evenement nuets stattfënnt)
- Et gëtt Klimaanlag oder net
- Néideg Ausrüstung gëtt ugebueden (Mikrofon, Spriecher, asw.)
- Miwwelen (Miwwelen, Dëschdicher, asw.)
- Kann Musek an Entertainment Eventer op der Plaz ofgehale ginn (mat manner formelle Shows)
- Generator
- Einfach Zougang zu der Plaz - egal ob d'Lokal am Stadzentrum ass oder net (ob Delegéiert kënnen ouni Schwieregkeeten derbäi sinn)
- Spezialraum fir d'Organisateuren, Vestiairen, asw.
- Gesamtkäschten
- Op den Dag vum Event, uginn d'Persoun / Departement verantwortlech fir déi folgend:
- Allgemeng Koordinatioun
- Toilette
- Iessen
- Schafft um Terrain
- Host (MC)
- Computeren, Projektoren
- Fotograf
- Receptionist
- Crowd Control a PR mat de Leit
- Parking Beräich
- Schützen
- Verdeelt Dokumenter an Ëmgeréits (Kaddoen an Zertifikater u spezifesch Persounen wéi och un all Event Participanten)
- Faktore fir ze berécksiichtege wann Dir um Eventdatum decidéiert:
- Wäert den Haaptgaascht an aner VIP Gäscht fir den Dag verfügbar sinn
- Wéi een Dag ass am Beschten fir Är Zilgrupp?
- Zu all Moment kënnt Dir Är Aarbecht a Verantwortung net un eng aner Persoun iwwerginn.
- Aarbecht ass verantwortlech.
- Pénktlech. Wann Dir verspéit sidd, vollstänneg an direkt d'Aarbecht bei der Persoun mellen, déi Dir braucht ze mellen.
- Wann Probleemer entstinn, schold net anerer, denkt net ze vill a verursaacht méi Stress, fannt Weeër fir de Problem ze léisen.
- Gitt sécher datt Dir en Evakuatiounsplang hutt fir Noutfäll. Wann Äert Event a grousser Skala ass, gitt sécher datt d'Police an d'Dokteren am Asaz sinn.
Opgepasst
- Keng Panik oder Stress. Eng roueg Haltung wäert zu bessere Resultater resultéieren.
- Bereet fir all Situatioun. Heiansdo ginn et Saachen aus Ärer Kontroll. Wann Dir Member vun den Organisateure sidd, gitt net rosen wann een op Iech rifft, dës Persoun kéint just ugespaant sinn. Wann Dir e Koordinator sidd, stresst net a panikéiert net. W.e.g. roueg alles maachen. Probéiert iwwer méiglech Situatiounen nozedenken, a wat Dir an dëse Situatioune maache géift.
