Inhalt

• Ze trëppelen
• Deel 1 vun 3: D'Websäit kucken
• Deel 2 vun 3: Schreift d'E-Mail
• Deel 3 vun 3: Bleift héiflech
• Warnungen

E puer Leit fannen et schwéier eng E-Mail un de Clientsserviceafdeling vun enger Firma ze schécken. Wéi komponéiert Dir sou e Bréif a Form vun enger E-Mail, wa se an der Vergaangenheet wierklech op Pabeier gesat goufen? Wéi eng Aarten oder Protokoller gëllen wann Dir eng Fro un e Clientsservice stellt? Och wann dëst jee no Industrie, Regioun a Kultur variéiert, ginn et e puer allgemeng Richtlinnen fir ze garantéieren datt Är E-Mail richteg vum Clientsservice kritt gëtt.

Ze trëppelen

Deel 1 vun 3: D'Websäit kucken

1. Kuckt d'Äntwert. Ier Dir eng E-Mail un de Clientsservice Team vun enger Firma schreift, gitt sécher datt d'Äntwert net nëmmen op der Websäit ass. Vill Firme posten Äntwerten op dacks gestallte Froen op enger spezieller Säit vun hirer Websäit, normalerweis ënner der Rubrik "FAQ" oder "Oft gestallte Froen".
   • Normalerweis fannt Dir dës Säiten andeems Dir ganz ënnen op der Säit scrollt an dann op "Kontakt" oder "Clientservice" klickt.
2. Fannt d'Säit "Clientsdéngscht". Wann Dir kee Link ënnen op der Websäit gesitt, kënnt Dir d'Säit heiansdo fannen andeems Dir d'Wuert an der Sichbox tippt. Dir gesitt normalerweis e Feld mat enger Lupp Ikon an der oberer rechter Ecke vun der Startsäit. Typ a Begrëffer wéi "Clientservice" oder "Kontakt" an dréckt dann op Enter.
   • D'Säit "Kontakt" enthält normalerweis en E-Mail Form wou d'Clientë Reklamatiounen oder Kommentare kënne schreiwen.
     • Kuckt dës Säit fir ze kucken ob Dir eng Kopie vum verschécktene Message kritt; wann net, sicht d'Websäit no enger E-Mail Adress déi Dir vun Ärem perséinlechen E-Mail Kont erreeche kënnt fir datt Dir e Beweis vun der Korrespondenz hutt.
3. Benotzt d'Sichfeld. Sicht no dem Thema wou Dir eng Fro stelle wëllt an der selwechter Fënster déi Dir benotzt hutt fir d'Client Service E-Mail Adress ze fannen. Wann Dir no dësem Thema sicht oder d'Fro stellt, kënnt Dir d'Äntwert fannen ouni eng E-Mail ze schécken.
   • Dëst ass och wichteg wann Dir intelligent wëllt optriede wann Dir d'E-Mail schéckt. Wann Dir eppes frot wann d'Äntwert scho kloer op der Websäit steet, kënne se dem Clientsservice denken datt Dir exigent a faul ass, an dofir onrentabel.
   • Kuckt och déi dacks gestallte Froen (FAQ). Dacks ass d'Fro déi Dir stelle wëllt schonn an de dacks gestallte Froen. Duerfir hunn déi meescht Websäiten och sou eng Säit, fir d'E-Maile fir de Clientsdéngscht op e Minimum ze halen.
4. Firmepolitik iwwerpréiwen. Wann Dir d'Äntwert op Är Fro net iwwer d'Sichbox oder d'FAQe fanne kënnt, kënnt Dir ëmmer op der Säit "Iwwer eis" oder an der Retourpolitik sichen. Scrollt nach eng Kéier no ënnen op der Websäit a kuckt wéi eng Links do sinn. Kuckt e Link deen d'Äntwert op Är Fro enthale kann: iwwer eis, Bestellung a Liwwerung, Retouren, Garantie a Reparatur, asw.
   • Och wann Dir d'Äntwert op dëse Linken net fënnt, kann et ëmmer nach nëtzlech sinn d'Säiten ze kucken, fir datt Dir zousätzlech Informatioun iwwer d'Firma fannt fir an Ärem E-Mail ze benotzen.

Deel 2 vun 3: Schreift d'E-Mail

1. Bestëmmt ob et eng Plainte oder e Kompliment ass. Net all Messagen un de Clientsdéngscht musse Reklamatioune sinn oder Froen. Vläicht wëllt Dir hinne Merci soe fir de gudde Service. Positiv E-Maile sinn och wëllkomm, sou wéi E-Maile mat Froen.
   • Et ass e Fakt datt et heiansdo méi séier a méi direkt ass eng Plainte per Telefon ze mellen. E-Mail funktionnéiert besser fir Är Dankbarkeet auszedrécken oder eng Fro ze stellen déi keng direkt Äntwert brauch, awer wann Dir de Problem direkt wëllt léisen, rufft un.
2. Schreift e kloert Thema op. Gitt sécher datt d'Thema vun der E-Mail kloer a sënnvoll ass. Dir wëllt datt de Clientsservicer Vertrieder Är E-Mail gesinn, sou datt Dir eng Äntwert méi séier kritt. Halt de Sujet kuerz, gitt sécher datt et Är E-Mail kuerz resüméiert an datt den Employé sech gezwonge fillt d'E-Mail séier opzemaachen.
   • Zum Beispill: "Hond huet Garantiekaart giess - braucht Ersatz"
3. Fänkt mat enger Begréissung un. Wann Dir mat engem gudden Thema komm sidd, ass de nächste Schrëtt de Clientsservicer ze begréissen. Fänkt net direkt mat Ärem Problem un. Dir begréisst een um Telefon schéin, oder net? Et kann eppes esou einfach sinn wéi "Beschte Clientsdéngscht".
   • Probéiert e Numm ze fannen deen op Är Begréissung kënnt. A méi klenge Firmen, d'Nimm vun de Clientsservicer Vertrieder ginn heiansdo op der Websäit opgezielt, sou datt Dir se benotzt Äre Message méi perséinlech mécht, sou datt et méi agreabel ass mat ze schaffen.
   • Dir kënnt d'Begréissung mat engem Komma oder Doppelpunkt ophalen. Léif Clientsservice, oder Beschte Clientsservice:
4. Bleift un déi Standard Schreifmethoden. Kritt de Mataarbechter de Respekt mat Standard Schreifmethoden. Typ net alles mat grousse Buschtawen, a benotzt net extra grouss oder déck Schrëften. Benotzt normal Punktuatioun, Orthographie a Grouss Buschtawen. Da gëtt Är E-Mail eescht geholl.
5. Schreift an engem héiflechen Toun. Schreift héiflech, och wann Dir eng Plainte maacht oder Är Frustratioun wëllt ausdrécken. Dir wäert da méi als Client geschätzt ginn a wäert wahrscheinlech och méi héiflech behandelt ginn.
6. Sot wien Dir sidd. Stellt Iech no der Begréissung vir. Schreift Ären Numm op an erkläert wéi ee Client Dir sidd, an ob Dir fir d'éischt eppes bestallt hutt oder e Retour Client sidd. A béide Fäll hätt den Employé léiwer Iech als Client ze halen. Füügt Är geografesch Plaz mat, wann relevant.
7. Gitt spezifesch. Benotzt eng spezifesch Sprooch an Ärer E-Mail. Vermeit generesch Begrëffer wéi "mäi Produkt". Amplaz beschreift am Detail wéi e Produkt oder Service involvéiert ass a firwat Dir per E-Mail schéckt. Beschreift all relevant Eventer sou datt den Employé genau weess wat de Problem ass. Wann Dir dës Informatioun direkt an déi éischt E-Mail setzt, vermeit Dir e laangen E-Mail Austausch.
   • Benotzt d'URL zum Produkt wann Dir en hutt, sou datt den Employé direkt ka gesinn ëm wat et geet.
   • Setzt Är Bestellungsnummer och an der E-Mail, well déi meescht Mataarbechter froen Iech souwisou. Dës Bestellnummer bezitt sech op wéi d'Bestellung an hirem System ass.
8. Stellt Froen kloer. Gitt kloer an Ärer E-Mail. Schléit net ronderëm de Busch. Wann Dir de Mataarbechter begréisst hutt an Iech virgestallt hutt, start eng nei Sektioun mat Erklärung wat geschitt, an der selwechter spezifescher Sprooch, déi am fréiere Schrëtt erwähnt gouf.
   • Direkt no der Kompensatioun froen déi Dir wëllt. Dir kënnt Iech net trauen ze froen, awer setzt Är Schei an Ärer E-Mail. Wann Dir eppes am Austausch fir en defekt Produkt wëllt, sot et.
9. Schreift kuerz Paragrafen. Gitt sécher datt Är Paragrafen kuerz sinn. E Paragraf vun engem, zwee oder maximal dräi Sätz ass méi einfach ze liesen. Den Employé kann d'E-Mail also méi séier scannen fir ze kucken ob hien Prioritéit huet, a wann Dir e grousse Block Text geschriwwen hutt, kënnt Äre Message ënnen am Stack gesat ginn, well hien / hatt net direkt verstitt wat Dir mengt .
10. Fäerdeg mat enger einfacher Ënnerschrëft. Enn vun der E-Mail mat engem Schluss Saz, deen Är Ufro oder Äre Kompliment resuméiert, gefollegt vun enger Begréissung. Dir kënnt mat "Kind regards" ophalen, awer Dir kënnt och Ären Numm oder Är E-Mail Ënnerschrëft direkt plazéieren. Dir kënnt och weisen datt Dir eng séier Äntwert wëllt andeems Dir seet: "Waarden op Är Äntwert", oder eppes an deem Sënn.
    • Eng E-Mail Ënnerschrëft ass e kuerzen Textblock mat Ärem Numm, Beruff a Kontaktinformatioun. Dir kënnt eng E-Mail Ënnerschrëft an den Astellunge vun Ärem E-Mail Kont erstellen, sou datt et ëmmer automatesch ënner engem neie Message erscheint.
11. Schéckt nach keng Uschlëss. Schéckt nach keng Uschlëss mat engem éischte Message. Vill Websäite hu Spamfilter déi E-Maile mat Uschlëss fëschen, Äre Message an den Dreck setzen ier e gelies gëtt.
    • Dir musst selbstverständlech en Uschloss un e Motivatiounsbréif bäifügen wann Dir gefrot sidd Äert CV als Word Dokument bäizefügen.
    • Ni Benotzernimm, Passwierder oder Kreditkaart Informatiounen enthalen.
12. Liest Äre Message nach eng Kéier ier Dir en schéckt. Wann Är E-Mail fäerdeg ass, dréckt net "schécken" ze begeeschtert. Dir sollt d'E-Mail fir d'éischt duerchliesen fir sécher ze sinn datt et keng Tippfeeler oder Orthographiefeeler gëtt déi vun Ärem Message ofleeën. Och wann Dir d'E-Mail op Ärem Smartphone geschriwwen hutt, ass déi automatesch Noriicht "vu mengem iPhone geschéckt" keng Excuse fir Orthographiefeeler oder grammatesch Feeler.
13. Schéckt eng Erënnerung. Wann Dir no e puer Deeg keng Äntwert op Är E-Mail kritt hutt, kann et sinn datt Äre Message an der Spambox oder um Enn vum Stack um Enn ass. Schreift eng E-Mail an där Dir déi viregt E-Mail ernimmt a frot ob se richteg krut.

Deel 3 vun 3: Bleift héiflech

1. Gitt sécher datt Dir gutt Grammaire a Schreifweis hutt. Dir kënnt et net realiséieren, awer gutt Grammaire a Schreifweis ass Deel vun engem héiflechen Toun. Wann Dir Äert Bescht maacht fir kloer ze kommunizéieren, weist Dir Respekt fir déi aner Partei a weist datt Dir allgemeng eng héiflech Persoun sidd.
2. Weist datt Dir intelligent sidd. Gitt net pretentiéis, awer weist datt Dir intelligent sidd andeems Dir en extensiven Vocabulaire affichéiert. Wann Dir e Bléck op d'Websäit vun der Firma gemaach hutt an hir Politik erausfonnt hutt, kënnt Dir weisen datt Dir alles richteg gelies hutt awer nach ëmmer keng Äntwert op Är Fro fonnt hutt.
3. Maacht net de Geck. Weise Remarquen a Witzer hunn hir Plaz, an et ass net an enger E-Mail, déi eescht geholl sollt ginn, op d'mannst net an der éischter Korrespondenz. Déi Zort vu Sprooch kann als onpassend ugesi ginn, an Dir wëllt dat vermeiden wann Dir mat enger Firma ze dinn hutt.
   • Wann Dir eng Zuel vun E-Maile mat engem Clientsservice Vertrieder hin an hier geschéckt hutt, gi Witzer éischter ugeholl a verstan.
4. Wëllt Iech net aggressiv ausdrécken. Wärend Dir frustréiert sidd mat wéi e Produkt oder Service gehandhabt gouf, bréngt et an eng rosen E-Mail Iech néierens. Wann Dir Äre Problem mat Respekt an Ugedriwwe diskutéiert, kritt Dir dat wat Dir éischter wëllt.
   • Denkt drun datt et schwéier ass Är Emotiounen a Wierder auszesetzen. Wann Dir iwwer e Problem opgeregt sidd an Dir wëllt eng direkt Léisung, da rufft besser un.
5. Nennt Är Loyalitéit an Dankbarkeet. Wann Dir an Ärer E-Mail schreift wéi trei Dir ëmmer an der Firma war, wäert den Employé Äre Message schätzen a méi séier äntweren.

Warnungen

• Ni Benotzernimm, Passwierder oder Bezuelungsinformatioun (Kreditkaart oder Kontosnummeren) an eng E-Mail un de Clientsdéngscht setzen.