Inhalt

• Ze trëppelen
• Method 1 vun 2: Deel 1: Hutt Dir déi richteg Fäegkeeten
• Method 2 vun 2: Deel 2: Sidd representativ
• Tipps
• Warnungen

All Firma déi Besucher empfänkt brauch e Receptionist. En Empfangsdokter ass deen deen Besucher um Comptoir vun der Firma oder der Institutioun kritt. Et ass normalerweis déi éischt Persoun déi de Visiteur sollt treffen, a wéi Dir wësst, éischt Andréck sinn ëmmer ganz wichteg. Den Empfänger muss de Visiteur héiflech empfänken a richteg äntweren, och um Telefon oder per E-Mail. Et ass, wéi et war, d'Visitekaart vun der Firma.

Ze trëppelen

Method 1 vun 2: Deel 1: Hutt Dir déi richteg Fäegkeeten

1. Hutt exzellent Organisatiounsfäegkeeten. Als Empfangsdéngscht sidd Dir d'Visitekaart vun der Firma - - Dir sidd déi Persoun mat där de Client als éischt schwätzt, an zu där d'Mataarbechter fir Informatioun a Planung kommen. Nieft Uriff ze huelen a Visiteuren ze verweisen, musst Dir dacks mat Clienten ëmgoen, all méiglech Eventer organiséieren, Rendez-vousen arrangéieren, asw. Well dat vill Verantwortung mat sech bréngt, ass et wichteg datt Dir als Empfänger gutt organiséiert sidd, fir datt Dir verschidde Saache gläichzäiteg maachen.kënnen. Wann Dir net fäeg sinn verschidden Aufgaben zur selwechter Zäit ze iwwerhuelen an se an der richteger Reiefolleg auszeféieren, wäert Dir net laang als Empfänger halen.
   • E gudde Wee fir organiséiert ze sinn ass an en Archivsystem ze investéieren mat deem Dir schaffe kënnt. Et ass wichteg datt Dir wësst wat Pabeieren an Informatioun Äre Patron, Kollegen a Clienten brauchen. Haalt all dës Informatioun a verschiddene Classeure - um Computer Desktop oder um Pabeier. Organiséiert Äre System sou wéi et Iech am Beschten ass - wann Dir Neon Pechpabeier dofir braucht, ass dat och gutt.
   • Organiséiert sinn heescht och datt Dir Iech selwer motivéiere kënnt - Dir braucht kee fir Iech ze soen wéi Dir eppes maacht, oder Iech um gudde Wee ze halen. Wann Dir gutt organiséiert sidd, wësst Dir genau wéi eng Aufgaben Dir an engem Dag maache musst, a wéi eng Saache Prioritéit hunn.
   • Passt op datt Dir (vill) Telefonsnummeren zur Hand hutt, zum Beispill déi vu Kollegen, Kontraktoren, Verkeefer, Noutdéngschter, asw. Dir braucht se all zu enger gewëssen Zäit. Späichert d'Telefonsnummeren an engem speziellen Computerprogramm oder an engem Rolodex.
2. Gitt sécher datt Dir e bëssen technescht Wëssen hutt. Dat wichtegst Stéck Technologie mat deem e Receptionist ze dinn huet ass den Telefon - an all déi Knäppercher an Zeilen domat verbonnen. Computerkompetenzen sinn och onverzichtbar - déi meescht Empfänger mussen wëssen wéi se E-Maile schécken a gutt sinn am Wuertprozessor benotzen. Et ass och hëllefräich wann Dir wësst wéi Dir Tabellen erstallt a Programmer benotzt spezifesch fir d'Firma fir déi Dir schafft.
   • Denkt drun datt Dir héchstwahrscheinlech och de Copier, de Scanner an den Drécker handhabe musst (a Probleemer léisen déi Är Mataarbechter erliewen wann Dir mat dësen Apparater schafft). Wann Dir wësst wat fir eng Ausrüstung Dir benotzt, gitt an d'Handbüroen, fir datt Dir déi heefegst Probleemer léise kënnt.
3. Sief vertrauenswierdeg. D'Receptionistin gëtt erwaart zu all Moment bei sengem / hirem Schreifdësch ze sinn - d'Firma kritt e schlechten Numm wann keen op den Telefon äntwert oder wann d'Waardezäite ganz laang sinn. Maacht vertrauenswierdeg Är Prioritéit - wann Äre Patron weess datt hie kann op Iech vertrauen an datt Dir ëmmer do sidd fir ze hëllefen, maacht Dir Iech onverzichtbar.
4. Sief e gudden Nolauschterer. E wichtege Bestanddeel vun engem Empfänger ass no anere Leit ze lauschteren - um Telefon, wann e Client eng Fro um Büro stellt, oder wann Informatioun un Iech weidergeleet gëtt. Wann Dir e gudden Nolauschterer sidd, kënnt Dir méi effizient schaffen - Dir sidd fäeg Probleemer méi einfach ze léisen wann Dir direkt verstitt wat een Iech freet, an Dir kënnt d'Cliente besser an d'Departement bezéien wou se kënne gehollef ginn.
5. Maacht Notize vun allem. Wann Äre Chef Iech freet eppes ze maachen, notéiert d'Detailer. Wann e Client urifft, gitt sécher seng Informatioun op ze schreiwen (Numm, Kontaktdetailer, wat e wëllt, asw.). Notizen hëllefen Iech organiséiert ze bleiwen an Iech un all déi kleng Saachen ze erënneren déi an engem Dag matkommen. Schreift Är Notizen an engem Notizbuch oder Notizbuch an haalt se zu all Moment bei Iech. Dir wäert iwwerrascht sinn wéi nëtzlech dat ass, besonnesch wann Dir wësse wëllt wat déi Persoun, déi viru fënnef Stonne geruff huet, wollt.
   • Gitt sécher datt Dir Messagen am Detail ausschreift a liest wat Dir geschriwwen hutt. Widderhuelen d'Botschaft an / oder d'Kontaktdetailer wann Dir se opschreift fir sécher ze sinn datt Dir déi richteg Informatioun hutt.
6. Äntwert den Telefon héiflech mat enger Standard Begréissung, wéi zum Beispill "Gudde Moien, Dir schwätzt mat ____ (Ärem Numm), vun ____ (Firmen Numm), wéi kann ech Iech hëllefen?Passt sécher op den Telefon ze äntweren no engem oder zwee Réngungen. Et ass net an der Rei d'Leit méi wéi eng Minutt an de Grëff ze stellen (dat ass méi laang wéi Dir mengt).
   • Lauschtert gutt den Numm vun der Persoun no där déi rifft freet. Widderhuelen wann Dir sécher wëllt. Frot ob den Uruff den Numm kann schreiwen wann et schwéier ze verstoen ass.
   • Transfert d'Gespréich propper mat enger Standardfrase, sou wéi "Waart eng Minutt, ech stellen Iech op den Här Smith duerch". Oder wann d'Persoun am Gespréich ass: "De Mister Smit ass am Moment am Gespréich. Wëllt Dir waarden oder soll ech de Message weiderginn?". Héiflech dem Uruffer Merci an iwwerweist den Uruff.
7. Begréiss d'Päckeliwwerer mat der selwechter Professionalitéit an Ugedriwwe wéi all anere Besucher. Dir musst vläicht fir eng Liwwerung ënnerschreiwen. Gitt sécher datt Är Ënnerschrëft liesbar ass. D'Liwwerpersoun kann Uweisunge brauchen wou se de Package setzen. Gitt sécher datt Dir déi richteg Mataarbechter fir sou Saachen kontaktéiert.
8. Kritt Clienten effektiv an héiflech an d'Geschäft kommen. Nodeems de Visiteur Iech erzielt wien si sinn a wien hie sicht, verbindet Dir Iech mat där Persoun a seet hinnen wien do ass. E Standard Saz deen Dir dofir benotze kënnt ass: "Mr. Smit, Madame Jansen vun XYZ b.v. ass hei fir de Rendez-vous vun 2 Auer". Probéiert ëmmer en Vir- a Familljennumm ze ginn, an d'Firma déi se representéieren. Et ass nëtzlech ze froen ob hien / hatt e Rendez-vous huet. Den Här Smit wäert dann weider Instruktioune ginn, wou de Client soll waarden a wéi laang dat dauert. Dir kënnt dann dem Visiteur soen: "De Mister Smit wäert an enger Minutt do sinn". Oder: "Den Här Smit seet, hie wier eng Versammlung fäerdeg an datt hie bannent 5 Minutten do wier. Sëtzt Iech weg".

Method 2 vun 2: Deel 2: Sidd representativ

1. Hunn eng positiv Astellung. Wéi uewen erwähnt, ass den Empfangsdokter d'Visitekaart vun der Firma - d'Clienten gesinn dech als éischt, an äntweren op Froe vu Leit déi net kënnen op de Büro kommen. Keen wëll vun engem sauren oder granzege Gesiicht begréisst ginn. Hutt ëmmer e Läch op Ärem Gesiicht an eng lieweg Perséinlechkeet. Gitt Gedold mat schwierege Clienten, och wa se Iech op d'Nerve ginn.
   • Och wann Dir e ganz schwéiere Client hutt, erënnert Iech ëmmer drun datt Dir eng staark, glécklech Perséinlechkeet hutt. Sot Iech selwer datt se hir Frustratiounen op Iech huelen, awer wësst datt soulaang Dir Äert Bescht maacht fir se z'empfänken, Dir sidd net deen deen eppes falsch mécht. Besser fir Äert Cool ze halen wéi explodéieren.
2. Hunn eng Begréissung prett. Et ass ëmmer wichteg d'Clientë frëndlech ze begréissen. Och wann Dir eppes fäerdeg maache musst ier Dir dem Client hëllefe kënnt, ass et wichteg hien ze begréissen, sou datt se wëssen datt se gesi goufen an datt se gehollef kréien.
   • Zum Beispill kënnt Dir begréissen mat: "Gudde Moien! Wann Dir sëtzt, da sinn ech richteg mat Iech!".
3. Sidd héiflech. Sidd respektvoll. Gënnt jiddereen wéi wann se déi wichtegst Persoun wieren déi haut an de Büro trëppelen. Dëst ass Ären Job - Keen interesséiert Iech datt Dir de Moien Stonnen am Stau verbruecht hutt, oder datt Dir just Kaffi iwwer Är nei Liederschong geschott hutt. Loosst perséinlech Suergen doheem. Maacht de Client sech wuel a genéisst mat Iech ze schwätzen.
4. Kleeder Vertrieder. Dir representéiert eng Firma, also musst Dir uerdentlech ausgesinn. Investéiert a Kleeder déi der Firmenkultur passen. Wann Dir e Receptionist bei enger spezifescher Aart vu Geschäfter sidd (zum Beispill eng Kleedermark) kann et gutt sinn d'Kleeder vun där Mark unzedoen. Tendéiert op déi konservativ Säit, ausser Dir schafft op enger Plaz wou Moud oder aner Faktore wichteg sinn.
   • Préift ob Är Firma spezifesch Reglementer iwwer Kleeder huet. Är Firma ka gutt mat formelle Aarbechtskleedung sinn, awer erënnert Iech ni an kleet formell (Sweatpants kënnen net geschätzt ginn).
5. Gesäit ëmmer nett aus.

Tipps

• Halt perséinlech Saache getrennt vun der Aarbecht. Dat heescht och datt Dir perséinlech Gespréicher an E-Mailen op der Aarbecht net behandelt. D'IT Departement kann Äre Computer Aktivitéiten iwwerwaachen.
• Sidd léif mat Manager, kuckt ob Dir hinnen hëllefe kënnt wann Dir näischt hutt ze maachen.
• Denkt drun wien Är Pai bezilt an ëmmer respektvoll mat hinnen ze sinn.
• Fannt een deen en Aa um Schreifdësch oder Telefon kann halen wann Dir op d'Buedzëmmer gitt, wann Dir iesse geet, an d'Vakanz, asw. Op dës Manéier wäerte keng rosen Leit op Iech waarden wann Dir zréckkommt.
• Frot d'Kollegen ob Dir mat eppes hëllefe kënnt. Dir kënnt Frënn besser maachen andeems Dir hëllefe wéi Feinde andeems Dir beschwéiert.
• Mail behandelen ass dacks och Deel vun Ärem Job. Op Ärem éischten Dag fannt Dir direkt eraus wou et muss goen, wien et liwwert a wéini.
• Sidd ëmmer bereet eng nei Aufgab ze léieren. Villsäitegkeet kann Iech vill bréngen.
• Schreift Messagen an Duplikat a gitt eng Kopie un déi Persoun fir déi de Message geduecht ass. Oder benotzt en Tagebuch, et mécht d'Saache méi einfach ze fannen, besonnesch wann Dir en Numm oder Telefonsnummer sicht.

Warnungen

• Sot ni "Ech wäert net." Da verléiert Dir séier Är Aarbecht.
• Maacht net wéi wann Dir léif wier. D'Leit gesinn direkt doduerch. Sidd wierklech interesséiert, héiflech a respektvoll. Wann Dir dëst net maache kënnt, sollt Dir kee Receptionist ginn. Dir hëlt de Ruff vun der Firma of. Da sicht éischter no engem Bürojob wou Dir net an der Ëffentlechkeet musst erauskommen.
• Diskutéiert net mat engem Client oder engem Uruffer. Verweist hien / hatt op e Superieur.