Inhalt

• Ze trëppelen
• Method 1 vun 3: Schreift Äre Plaintebréif
• Method 2 vun 3: Benotzt de richtegen Toun a Format
• Method 3 vun 3: Follow-up
• Tipps
• Warnungen

E Plaintebréif schreiwen ass eppes wat déi meescht Leit iergendwann musse maachen. Egal ob Dir net zefridden sidd mat engem Firmeprodukt oder Service, et ass normalerweis méiglech d'Fro op eng géigesäiteg nëtzlech Manéier ze léisen, duerch e feste awer héifleche Plaintebréif. Eng Reklamatiounsfirma ze schreiwen sollt net schwéier oder erschreckend sinn - Dir musst just d'Fakten kloer soen an héiflech no enger Resolutioun froen.

Ze trëppelen

Method 1 vun 3: Schreift Äre Plaintebréif

1. Adresséiert w.e.g. Äre Bréif un de Service Clientsdéngscht. Wann Dir e Plainte schreift, hutt Dir déi beschte Chance fir Erfolleg wann Dir de Bréif un de Clientsserviceafdeling vun der Firma riicht. De Clientsdéngscht Departement gëtt benotzt fir mat Reklamatiounen ëmzegoen, an Äre Bréif gëtt wahrscheinlech effizient an effektiv behandelt.
   • Probéiert den Numm vum Manager oder Direkter vum Clientsservice erauszefannen an adresséiert Äre Bréif un hien oder hatt perséinlech. Start Äre Bréif mat Dear Här oder Fragefollegt vun hirem Familljennumm. Wann Dir den Numm vum Clientsservice Manager net fënnt, schreift einfach Léif Här / Madame.
   • Dir sollt fäeg sinn d'Clientenservice Adress op der Websäit vun der Firma ze fannen, oder op Promotiouns- oder Promotiounsmaterial vun der Firma, oder op Produktverpackungen oder Etiketten.
2. Kommt séier op de Punkt an Ärem Bréif. Déi alleréischt Zeil vun Ärem Bréif soll kloer soen firwat Dir de Bréif schreift a wat Är Plainte genau ass. Gitt w.e.g. sou vill relevant Fakte wéi méiglech, abegraff den Datum, d'Zäit an d'Plaz wou Dir de Kaf gemaach hutt oder de Service kritt hutt, zesumme mat alle relevante Serien oder Modellnummeren.
   • De Bréifempfänger soll de Schlësselpunkt vum Bréif bannent fënnef Sekonne kënnen identifizéieren, vermeit also laang, inkohärent Aféierung.
   • Dir kënnt weider Detailer oder Erklärungen iwwer d'Situatioun am Paragraf no Ärem Ufankssaz enthalen, awer déi éischt Zeil sollt direkt op Är Plainte sou kloer wéi méiglech opmierksam maachen.
   • Zum Beispill Är Ouverture Linn kéint sinn: "Ech schreiwen fir ze beschwéieren iwwer e futtisse Föhn, deen ech de 15. Juli vun Ärer Firma kaaft hunn, op Ärer A Street Location, Beispill Stad."
3. Staat spezifesch wat fir e Resultat oder e Mëttel Dir wëllt gesinn. Wann Dir en Ersatz wëllt, Är Suen zréck, eng Reparatur oder all aner Form vu Kompensatioun, sot dëst w.e.g. kloer an Ärem zweete Paragraph. Dëst hëlleft Iech dovun ofzehalen e Formularbréif ze kréien, a gëtt dem Empfänger eppes fir unzefänken.
   • Probéiert esou konstruktiv wéi méiglech an Äre Kommentaren ze sinn a proposéiert Weeër déi Iech hëllefen an d'Bezéiung mat der Firma weiderféieren. Wann Dir Är Suen zréck freet oder eng aner Form vu Kompensatioun, a gläichzäiteg seet datt Dir wëllt an eng aner Firma ze plënneren, fille se sech net gezwongen de Problem ze behiewen.
   • Wann Dir wëllt datt d'Firma e méi breede Problem léist, da gitt dat an Äre Bréif, awer erkennt datt et Zäit kann daueren.
   • Bedroh net Prozess an Ärem éischte Bréif. Et kann d'Léisung sinn déi Dir letztendlech braucht, awer schéckt Äre Plaintebréif als éischt a waart op eng Äntwert.
4. Befestegt Kopie vun Dokumenter. Dëst kann Empfänge, Garantiezertifikater, Kopie vu Schecken, déi Dir geschéckt hutt, an, wann ubruecht, Fotoen oder Videoen enthalen. All Dokumentatioun muss mat Ärem Bréif abegraff sinn.
   • Gitt sécher datt Dir Kopien vun all der Dokumentatioun déi Dir wëllt bäifügen, net d'Originaler. Op dës Manéier kënnen wichteg Informatioune net verluer goen, wann Dir engem anere Beweiser musst weisen.
   • Gitt och sécher datt Dir déi exakt Unzuel vun Uschlëss am Bréiftext uginn. Zum Beispill: "Ageschloss fannt Dir eng Kopie vu mengem originelle Empfang, souwéi eng Kopie vun der Haardrockgarantiekaart a Seriennummer Informatioun."
5. Gitt hinnen eng gewëssen Zäit fir de Problem ze behiewen. Et kann hëllefen eng exakt Zäitperiod ze bidden an där Dir wëllt datt de Problem geléist gëtt. Dëst gëtt Iech Fridden am Geescht an hëlleft de Problem séier ze léisen.
   • Eng Zäitlimit ze setzen hëlleft och datt Äre Bréif net verluer geet oder vergiess gëtt, wat zu weidere Probleemer a Ressentiment tëscht Iech an der Firma ka féieren.
   • Gitt sécher datt d'Zäitperiod déi Dir gitt raisonnabel ass.Eng Woch oder zwou ass normalerweis genuch, och wann et jee no Ärer Ufro variéiert.
6. Enn de Bréif mat Respekt. Merci dem Empfänger fir seng Hëllef, a loosst him wëssen wéi a wéini Dir Iech erreeche kënnt fir de Problem ze léisen. Dëst wäert hir Aarbecht vill méi einfach maachen, sou datt Dir Iech op e méi effiziente Resultat freet.
   • Enn de Bréif mat Mat frëndleche Gréiss oder Mat frëndleche Gréiss (dee leschten ass e bësse méi formell). Vermeit informelle Schlussformelen wéi "Greetings".

Method 2 vun 3: Benotzt de richtegen Toun a Format

1. Sidd héiflech. Dir kënnt rosen sinn, an Dir kënnt richteg sinn, awer ruppeg sinn nëmmen den Empfänger an der Defensiv. Schreift an engem respektvollen Toun a vermeit bedrohend, rosen oder sarkastesch Kommentaren zu all Präis. Denkt drun datt déi Persoun déi Äre Bréif liest net direkt verantwortlech war fir dat wat geschitt ass, a si wäerte vill méi positiv a bereet sinn engem héiflechen, héifleche Client ze hëllefen wéi e rosen, beschëllegt.
   • Denkt drun datt d'Firma un déi Dir schreift Iech net gezielt. Déi meescht Firmen hunn en Interêt hir Clienten glécklech ze halen.
   • Dir wäert vill méi erfollegräich sinn wann Dir den Empfänger behandelt wéi een deen Iech hëllefe wëllt, anstatt unzehuelen datt se béisaarteg sinn.
   • Schreift net wann Dir rosen sidd. Waart ze berouegen ier Dir Äre Bréif schreift. Oder wann Dir et virzitt, da schreift de Bréif wärend den Damp nach aus Ären Oueren erauskënnt, da waart een Dag oder zwee ier Dir en schéckt. Dir wëllt wahrscheinlech d'Saache reformuléieren fir de Rand ze huelen.
2. Sidd kuerz. Clientsservicer kënnen Honnerte vu Bréiwer den Dag kréien, sou datt et wichteg ass, séier op de Punkt ze kommen, fir datt se genau wësse mat wat se ze dinn hunn, soubal se ufänken ze liesen. Wann Äre Bréif ze laang oder detailléiert ass, liest de Lieser e weltwäit an huet schlussendlech keng kloer Iddi vum genauen Problem oder der gewënschter Léisung.
   • Vermeit exzessiv Detailer oder laang Tiraden oder Monologen.
   • Probéiert Äre Bréif op eng Säit limitéiert ze halen, oder manner wéi ongeféier 200 Wierder.
3. Kommando Respekt. Respekt an Ärem Bréif erzwéngen setzt de richtegen Toun a léisst d'Firma wëssen datt Är Plainte eescht sollt geholl ginn. Dëst gëllt besonnesch fir méi eescht Reklamatiounen, déi bedeitend finanziell Konsequenze kënnen hunn.
   • Respekt Duerchféierung beinhalt eng Rei Saachen, wéi d'Qualitéit vun der Sprooch, Äert Wëssen iwwer Är Rechter an d'Verantwortung vun der Firma, souwéi eng professionell Presentatioun vum Bréif.
   • All dës Saache ginn Iech Kredibilitéit, wat e positiven Effekt op d'Äntwert op Äre Bréif soll hunn.
4. Organiséiert Äre Bréif op eng kloer, korrekt Manéier. Wéi uewen ernimmt, wäert Äre Bréif op eng professionell Manéier arrangéieren positiv beaflossen wéi Är Plainte kritt ass. Setzt Ären Numm, Adress an den Datum uewe lénks, gefollegt vum Numm oder Titel vun der Persoun un déi Dir schreift, zesumme mat der Firma Adress just iwwer dem Kierper vum Bréif.
   • Typ ëmmer Äre Bréif op engem Computer, dëst mécht et méi einfach ze liesen a gesäit vill méi flott aus. Wann Dir Äre Bréif muss handschreiwen, gitt sécher datt Är Handschrëft kloer a liesbar ass, ouni ausgestreckt Wierder oder Tëntflecken.
   • Fir Är Ënnerschrëft ze schreiwen, loosst en eidele Raum drënner Mat frëndleche Gréiss oder Mat frëndleche Gréiss wou Dir kënnt Är Ënnerschrëft setzen. Ënnert dësem Raum, typ Ären Numm sou datt et kloer ze liesen ass.
   • Halt de Bréif ordentlech a gutt organiséiert, mat Abschnitter vun ongeféier derselwechter Gréisst.
5. Schreifweis a Grammaire kontrolléieren. Falsch Orthographie a Grammaire kënnen negativ beaflossen wéi Är Plainte kritt ass. Passt sécher datt Dir e Spellchecker op Ärem Computer benotzt ier Dir de Bréif dréckt, oder loosst en aneren e liesen ier Dir et schéckt.

Method 3 vun 3: Follow-up

1. Waart op d'Zäitlimit déi Dir gesat hutt. Gitt geduldig an maacht näischt bis d'Zäitlimit an Ärem éischte Bréif eriwwer ass. Wann dësen Datum passéiert an Dir nach ëmmer näischt héieren hutt, befollegt en Uruff oder E-Mail fir ze kontrolléieren ob de Bréif krut. Et ass ëmmer besser d'Firma de Virdeel vum Zweiwel ze ginn.
   • Wann Dir nach ëmmer keng Informatioun am Zesummenhang mat Ärem Bréif kritt hutt, oder wann Dir hutt awer d'Situatioun net zefriddestellend behandelt gouf, kënnt Dir weidergoen andeems Dir Är Plainte un een an engem méi héije Rang schéckt.
2. Schafft no uewen an der Kommandostruktur. Wann Dir net erfollegräich mam Direkter vum Clientsservice handelt, probéiert erauszefannen wien méi héich ass a schreift un dës Persoun. All Kéier wann Dir d'Leeder eropgeet, sief et vum Clientsdéngschtvertrieder zum Direkter bis zum Vizepresident zum CEO, füügt d'Korrespondenz bäi, déi Dir um viregten Niveau hat. Op dës Manéier weess Ären neie Verkafsvertrieder bei der Firma wat leeft, an d'Thema ka méiglecherweis ouni Klo geléist ginn.
   • Et ass besser mam Clientsserviceafdeling unzefänken ier Dir den Hiwwel eropgeet, anstatt direkt op d'Spëtzt ze goen. Dëst ass well de Clientsserviceafdeling méi erfuerene ass fir dës Aarte vu Reklamatiounen ze behandelen, a Bréiwer un de CEO wäerte wuel souwisou un dëst Departement weidergeleet ginn.
   • Wa jo, Clientsservice Vertrieder kënnen Iech automatesch ufänken an engem ongënschtege Liicht ze gesinn fir iwwer d'Käpp ze kommen.
   • Denkt drun, wann Dir e Bréif un e CEO oder Generaldirekter schreift, sollt et extra kloer, präzis a gutt geschriwwe sinn, well se wahrscheinlech nach net iwwer de Virfall wëssen.
3. Wann Dir eng Plainte wëllt deposéieren, gitt bei en Affekot. Hien oder hatt weess wat e maache soll. Denkt drun datt legal Handlung e leschten Auswee ass, an et direkt an Ärem Bréif opzebréngen wäert en negativen Toun setzen a riskéiere Fuerderunge fir Entschiedegung ze spueren. Et kann och negativ fir Iech sinn wa se mierken datt Dir blufft.

Tipps

• Ier Dir schreift, huelt Iech e Moment nozedenken wat geschitt ass. Wann Dir alles iwwerluecht hutt a genau wësst wat Dir wëllt a wéi Dir et wëllt froen, sidd Dir bereet Äre Bréif ze schreiwen.
• Gitt sécher datt Ären Numm, Adress, E-Mail an Telefonsnummer (Heem, Aarbecht a Mobil wa méiglech) op Ärem Bréif stinn. Frot och no den Detailer vum Lieser fir datt Dir zwee um Lafende bleiwe mat all Fortschrëtter op Ärer Plainte.
• Liest et nach eng Kéier a gitt sécher datt alles richteg ass, oprichteg an iwwerpréifbar.
• Net schwieren. Denkt drun datt Dir Entschiedegung oder eng Léisung wëllt, an de Lieser beleidegt wäert net dozou bäidroen. Wann Dir méi staark Sprooch benotze wëllt, vermeit passiv Stëmm a benotzt Wierder déi méi direkt a beschreiend sinn. Vläicht waart Dir schockéiert oder souguer gefillt Ekel, méi staark Wierder wéi einfach enttäuscht.
• Är Plainte schrëftlech ofginn huet e méi staarken Effekt wéi d'Firma eng E-Mail, Fax oder Kommentarer op hire Blog oder Websäit ze schécken. Déi meescht Firme behandelen formell schrëftlech Reklamatiounen mat méi héijer Prioritéit.
• Wann Dir schreift fir iwwer eng spezifesch Persoun ze kloen, limitéiert Äre Bréif op hir Mängel a beschwéiert Iech net iwwer d'Organisatioun als Ganzt. Wann Dir schreift fir iwwer Firmepolitik ze kloen, beleidegt net den Nolauschterer oder d'Politik. Just sot Äre Problem a wéi Dir wëllt datt et geléist gëtt.
• Schéckt keng Zeienaussoen ënner Eed. Tatsächlech, wann Dir mengt Dir géift um Geriicht goen, wëllt Dir wahrscheinlech net nëmmen den Zeegnes ofhalen, awer och hiren Numm. Denkt och drun datt viru Geriicht wahrscheinlech net bëlleg ass. In de meeschte Fäll ass et besser en informellen Accord ze erreechen, oder héchstens duerch e Sträitcomité.
• Et gi Konsumentewebsäite wou Dir Reklamatioune ka weiderginn a kucken ob anerer an der selwechter Situatioun mat där spezifescher Firma gewiescht sinn.
• Halen Exemplare vun all Korrespondenz an d'Datume wou Är Bréiwer geschéckt goufen.

Warnungen

• Et ass illegal e Bréif ze schreiwen, dee kierperlech Gewalt bedroht, Zerstéierung vun Immobilien, oder en Ugrëff op d'Gesondheet oder d'Sécherheet. Eng Bedrohung kann als Ofschüchterung interpretéiert ginn, a ka Grënn fir Plainte sinn, a ka Geldstrofen oder souguer Prisong ënnerleien. Maacht Iech selwer e Gefalen a vergiess iwwer Menacen. Setzt se net op Pabeier oder schéckt se net!