Inhalt

• Ze trëppelen
• Deel 1 vun 2: Schreiwen eng Agenda
• Erstellt en Agenda vun Ufank un
• Mat engem Kalenner Template
• Deel 2 vun 2: Best Praktiken fir e Kalenner ze benotzen
• Tipps

Eng uerdentlech Versammlung erfuerdert eng gutt geschriwwen Agenda. Loosst Är Versammlung net sou langweileg an effizient ginn wéi vill Reunioune schéngen ze sinn. Andeems Dir Iech un eng detailléiert awer flexibel Agenda hält, kënnt Dir Är Versammlung streamlined a fokusséiert halen, fir datt Dir all Är Treffsziler a kuerzerst méiglecher Zäit erreecht. Egal ob Dir Ären eegene Kalenner wëllt schreiwen, e Schabloun benotze wëllt oder e Kalenner maache wëllt deen Dir scho hutt, kuckt Schrëtt 1 hei ënnen fir unzefänken!

Ze trëppelen

Deel 1 vun 2: Schreiwen eng Agenda

Erstellt en Agenda vun Ufank un

1. Start mat Ärem Kalenner en Titel ze ginn. Vun der feinster Literatur bis an déi dréchenst Tabelle, bal all wichtegt Dokument brauch en Titel, a Reuniounsagendae si keng Ausnam. Ären Titel soll dem Lieser zwou Saache soen: Éischtens datt hien oder hatt en Agenda liest, an zweetens d'Thema iwwer deem d'Versammlung ass. Wann Dir Är Meenung gemaach hutt, setzt Ären Titel uewen op Ärem eidelem Dokument. Den Titel muss net blummeg oder komplizéiert sinn - an engem Geschäftskontext sinn einfach an direkt Titele meeschtens am Beschten.
   • Widderstoen den Drang separat oder grouss Schrëften fir Ären Titel ze benotzen. In de meeschte Fäll wëllt Dir eng einfach, wierdeg Schrëft wéi Times New Roman oder Calibri benotzen, an Ären Titel déiselwecht Gréisst maache wéi de Rescht vun de Bréiwer am Dokument (oder just e bësse méi grouss). Denkt drun, den Zweck vun Ärem Titel ass d'Lieser z'informéieren wat se kucken, net onbedéngt se z'ënnerhalen oder oflenken.
2. Dobäizemaachen "WHO?’, ’richteg?"an"wéini?"Daten zum Header. Nom Titel hu Reuniounsagenda normalerweis en Header deen am Detail ka variéieren jee wéi formell Är Aarbechtsplaz ass. Dëse Header ass normalerweis ongeféier eng Zeil ënner dem Titel. Normalerweis, am Header, liest Dir kuerz sachlech Informatiounen iwwer d'Versammlung, déi näischt mam Thema ze dinn hunn, wat diskutéiert gëtt. Dëst ass fir datt Leit, déi net präsent sinn, wësse wéini a wou et geschitt ass, a wien do war. Hei drënner sinn e puer Saachen déi Dir kënnt addéieren; onofhängeg vun den Daten, déi Dir gewielt hutt, gitt sécher datt Dir all Informatioun kloer identifizéiert (de Label Text fett mécht hei gutt):
   • Datum an Zäit. Dës kënnen zesumme gruppéiert sinn oder an hiren eegene getrennte Sektiounen.
   • Standuert. Wann Äert Geschäft méi Plazen huet, kënnt Dir d'Adress opschreiwen, awer wann et nëmmen eng Plaz ass, kënnt Dir de Raum nennen, an deem Dir trefft (z. B. Versammlungsraum # 3).
   • Participanten. Jobtitele sinn normalerweis optional awer net erfuerderlech.
   • Besonnesch Persoune matmaachen. Dëst kënne speziell Gäscht, Spriecher oder Konferenzleeder sinn.
3. Schreift eng kuerz Erklärung mat Ziler. Reuniounen déi keen kloer definéierten Zweck hunn riskéiere wertvoll Zäit ze verschwenden wéi d'Participanten decidéieren iwwer wat se schwätzen. Skip eng Zeil no Ärem Header a benotzt fett oder ënnerstrachten Text fir Är Ziler Sektioun mat engem Titel wéi "Goal" oder "Goal" ze bezeechnen gefollegt vun engem Doppelpunkt oder enger Newline. Da beschreift Dir, an e puer präzise a schaarfe Sätz, d'Punkte fir d'Diskussioun ze diskutéieren. Maacht Äert Zil fir iwwer 1-4 Sätz hei ze schreiwen.
   • Zum Beispill, wa mir eng Erklärung vun Objektiver fir eng Budgetssëtzung wëlle schreiwen, kënne mir dës benotzen: "Zil: Lëscht Schlësselbudgetziler fir d'Joer 2014-2015 an diskutéiert laangfristeg Spuermesuren. Zousätzlech wäert de R & D Direkter Marcus Feldman d'Resultater vun enger kierzlecher Konkurrenz Ëmfro presentéieren. "
   • Wann Dir jeemools an engem wëssenschaftleche Kontext geschriwwen hutt, denkt un d'Ausso vun den Ziler als de Resumé vun der Versammlung. Dir seet am Fong, breed, wat an der Sëtzung diskutéiert muss ginn, ouni an den Detail ze goen.
4. Schreift e Spillplang fir d'Haaptpunkte vun der Versammlung. Zäitpläng hëllefe géint d'Tendenz fir Geschäftsversammlungen ze vill ze laang ze bekämpfen. Iwwerpréift eng Zeil no Ärer Erklärung vun den Ziler, gitt Ärem Zäitplang e fett oder ënnerstrachten Titel, a fänkt un Zäiten ze kreéieren (fir mat Schlëssel Diskussiounspunkten ze passen) an Ärem Zäitplang. Fir et einfach ze liesen, gitt all Zäit seng eege Linn.
   • Uginn all Zäit Period mat entweder déi geplangten Start- an Ennzäit, oder déi Zäit déi Dir wëllt datt all Deel hëlt. Wielt e System oder deen aneren a sidd konsequent - d'Saache vermëschen gesäit onprofessionnell aus.
   • An anere Wierder, Dir wëllt all Zäitperiod entweder mat der Start- an Ennzäit fir dat Thema vum Gespréich markéieren, oder schreift just wéi laang Dir wëllt datt et dauert. Zum Beispill eng Beispillerlinn kéint "14:00 - 14:05: Aféierung a Presentatioun " oder ’5 min: Introductions and Presence. “Dir sollt awer vermeiden tëscht deenen zwee Systemer ze wiesselen.
5. Setzt Zäit am Zäitplang fir all speziell Gäscht. Wann Gäscht op Är Versammlung kommen fir iwwer wichteg Themen ze diskutéieren, wëllt Dir Zäit an der Versammlung fir dës Leit reservéieren. Gitt all Invité säin eegent Zäitraum, och wa se méi wéi ee Gespréichsthema hunn. Op dës Manéier ka jiddereen seng eege Sujeten organiséieren wéi gewënscht.
   • Fir peinlech Zäitplangprobleemer ze vermeiden, kontaktéiert d'Gäscht am Viraus fir erauszefannen wéi vill Zäit jidderee vun hinnen op sengem Gespréichsthema brauch.
6. Verloosst extra Zäit um Enn vun der Versammlung fir all aner Geschäfter. Wärend dëser Zäit kënnen d'Leit no Erklärungen iwwer konfus Sujete vum Gespréich froen, hir eege Meenungen ausdrécken, Themen fir zukünfteg Reunioune virschloen an aner Kommentarer maachen. Dir kënnt dës Ëmfro explizit maachen andeems Dir se als lescht Element an Ärem Zäitplang enthält, oder Dir kënnt et selwer nom leschte Punkt vun der Versammlung bréngen.
   • Wann Dir um Enn vun Ärer Versammlung kënnt a keen zousätzlech Froen oder Kommentarer huet, kënnt Dir d'Versammlung ëmmer fréi ophalen. Vill vun Äre Participante soen Iech villmools Merci dofir!
7. Dir kënnt och en Iwwerbléck iwwer d'Theme vum Gespréich ginn. Normalerweis ass de Spillplang de Léiw Deel vum Meeting Agenda - deen Deel deen d'Leit kucken fir d'Diskussioun ze leeden. Wéi och ëmmer, wärend et net wesentlech ass dësen extra Effort ze maachen, en extra Iwwerbléck iwwer Schlësselpunkten ze bidden ka ganz hëllefräich sinn fir ofgelenkt Participanten. Eng Iwwersiicht erënnert d'Participanten un d'Arrangement vun Iddien, déi an der Versammlung presentéiert goufen an hëlleft deenen, déi et schwéier hunn, mat all ernimmten Thema ze halen. Hei drënner ass e Beispill vun der Aart vun der Zesummefaassung déi Dir wahrscheinlech benotze wëllt:

   • I. Budgetsposten mat héijer Prioritéit

     • A. Reesenderbudget

       B. Händlerraten

       • ech. Verhandelt e besseren Deal?

       C. Käschte vum Lobbying

     II. Moossname fir den Ëmsaz ze verbesseren

     • A. Alternativ Service Verträg

       • ech. Presentéieren Optiounen ze Clienten

         ii. Kritt Feedback

       B. Neinvestéierung an der mobiler Technologie

     ...a sou weider.

8. Kuckt de Kalenner op Feeler ier Dir se verdeelt. Well verschidde Participante staark op d'Versammlungsagenda kënne vertrauen, ass et eng ganz gutt Iddi et op Feeler ze kontrolléieren ier et ausgedeelt gëtt. Dëst ze maachen ass net nëmmen eng Faveur fir déi Participanten - et reflektéiert och positiv op Är Opmierksamkeet op Detailer an de Wäert deen Dir fir Är Positioun hutt.
   • Ausserdeem, ze kontrolléieren datt et kee Feeler an Ärem Tagebuch sinn, kann Iech hëllefen Zäit a spuert dech Gesiicht Zäit ze verbréngen eng Agenda voller Feeler z'erklären kann Är Versammlung duerchernee bréngen an Iech peinlech sinn, besonnesch wa wichteg Leit präsent sinn.

Mat engem Kalenner Template

1. Benotzt eng Schabloun mat Ärem Wuertprozessor. Vill Textveraarbechtungsprogrammer, wéi Microsoft Office, Säiten fir Mac, asw., Hu Standard Templates fir all Zort vu perséinlechen a professionellen Dokumenter, abegraff fir Agenda ze treffen. Mat dëse Templates kënnt Dir e professionnel ausgesinn Dokument iwwerraschend séier an einfach erstellen. Normalerweis sinn dës Aarte vu Templates a logesch Sektiounen mat engem ästheteschen erfreele Layout organiséiert - tippt just déi relevant Daten an de korrespondéierte Plazen an Dir sidd gutt fir ze goen!
   • Wärend all Wuertprozessor liicht anescht ass, meescht mat der Schablounoptioun léisst Dir op d'Schabloune vun der Menübar uewen an der Programmfenster navigéieren.
   • Wann Äre Wuertprozessor Schabloune ka benotzen, awer keng entspriechend Agenda Schabloune fir Versammlungen hutt, kënnt Dir eng eroflueden vun der Websäit vum Programmhersteller. Templates fir Microsoft Word, zum Beispill, sinn op office.microsoft.com verfügbar, wärend Templates fir Pages fir Mac am Apple App Store ze fannen sinn.
2. Dir kënnt och e Schabloun vun enger externer Quell eroflueden. Wann Äre Wuertprozessor net mat Kalenner Templates standardméisseg kënnt an Dir se net op der offizieller Säit kritt, maacht Iech keng Suergen - et gi vill gratis Templates online verfügbar. Eng einfach Sich op Ärer bevorzugter Sichmaschinn fir zum Beispill "Meeting Agenda Template" gëtt Iech Dosende vu relevante Resultater. Wéi och ëmmer, well net all dës Resultater aus offiziellen, vertrauenswürdege Quelle kommen, ass et wichteg en Ënnerscheed ze maachen wann Dir déi Templates wielt. Hei fannt Dir e puer extern Säiten déi Dir wëllt besichen:
   • Save Word Templates - Dëse professionelle Site bitt vill Qualitéits Templates fir Microsoft Word.
   • Word Templates Online - Eng aner super Ressource fir Word Templates. Wéi och ëmmer, dës Säit bitt nëmmen e puer Wiel.
   • iWorkCommunity - e gudde Kalenner Template fir Säiten. Wéi och ëmmer, dës Schabloun ass fir al Versioune vu Säiten (virum 2009).
   • Den App Store huet och Tonnen Templates fir Säiten. Leider sinn net all dës gratis verfügbar.
3. Fëllt d'Felder an Ärer Schabloun aus. Wann Dir eng passend Schabloun an Ärem Wuertprozessor fonnt hutt, oder e erofgelueden hutt deen Dir gär hutt, braucht Dir nëmmen d'Schabloun mat der néideger Informatioun auszefëllen. Déi meescht Templates hunn kloer markéiert Gebidder fir Iech fir Nimm, Zäiten, Gespréichsthemen, Sektiounstitelen asw. Fëllt all relevant Felder aus fir Ären Agenda fäerdeg ze maachen, a préift Är Aarbecht duerno fir Feeler. Wéi nëtzlech wéi Kalenner Templates kënne sinn, schützen se Iech net vu Orthographie, Grammaire a faktesche Feeler.
   • Loosst keng Felder eidel loossen. Näischt gesäit méi amateuristesch aus wéi, soen, eng Zeil an engem Zäitplang, deen nëmmen "Type Here" seet. Wann aus e puer Grënn Deeler vun der Schabloun sinn, déi Dir net ausfëlle wëllt, läscht se amplaz se eidel ze loossen.
4. Maacht kleng Ännerunge fir Äre Kalenner Äre Besoinen unzepassen. Agenda Templates fir Versammlung kënnen ganz nëtzlech sinn, awer et gëtt kee Grond firwat Dir Iech un de Standard Kalennerstil a Layout hale sollt. Fillt sech gratis Ännerungen am Inhalt a Stil vun der Schabloun ze maache wéi Dir passt fir sécher ze sinn datt Äre Kalenner de Standarden entsprécht déi Är Firma fir Iech gesat huet an datt Dir fir d'Versammlung gesat hutt.
   • Zum Beispill, wann Dir mengt datt eng bestëmmte Schabloun ganz gutt ausgesäit, awer säin Header ass sou laang datt se ofgelenkt ass, fillt Iech gär all onnéideg Sektiounen vum Header ze läschen wéi Dir et passt, soulaang Dir et sou mécht den Layout vum Dokument ass net ruinéiert, oder d'Agenda gesäit ellen aus.

Deel 2 vun 2: Best Praktiken fir e Kalenner ze benotzen

1. Als éischt wielt déi wichtegst Themen. Wann Dir Reunioune plangt, ass et normalerweis eng gutt Politik fir dat wichtegst Thema virun de Spillplang ze setzen. Mat dësem erreecht Dir zwou Saachen. Als éischt erlaabt et jiddereen dës wichteg Themen ze diskutéieren wann se um Rand sinn an nach net midd sinn am Ufank vun der Versammlung. Zweetens, am Fall wou d'Versammlung fréizäiteg endegt oder verschidde Participante virum Enn musse fort goen, garantéiert et datt déi wichteg Themen scho diskutéiert goufen.
   • Reunioune ginn net ëmmer wéi geplangt. Wa kleng, onwichteg Themen um Enn vun enger Versammlung fale gelooss ginn, kënnt Dir se selwer léisen oder méi spéit eng aner Versammlung plangen. Wéi och ëmmer, wann Dir d'Haaptthemen vum Gespréich net ofdecke kënnt, ass Är Versammlung en Deel vum Objektiv net erreecht, wat fir Iech frustréierend a peinlech ka sinn. Déi wichtegst Themen uewen op Ärem Spillplang ze setzen verhënnert meeschtens dëse Problem.
2. Bleift Äre Kalennerplang, awer sidd flexibel. Wann Dir eng Versammlung plangt a féiert, ass eng vun de gréisste Geforen datt et méi laang dauert wéi geplangt. Mataarbechter hunn normalerweis een net gär Reuniounen déi ze laang sinn, a mat Recht, well se onheemlech langweileg kënne sinn a verhënneren datt d'Leit amplaz richteg Aarbecht maachen. Fir Är Versammlung um Zäitplang ze halen, haalt en Aa op d'Aa, a wann Dir d'Chance hutt, gitt héiflech vir andeems Dir eppes seet wéi: "Mir musse wierklech op dat nächst Thema weidergoe wa mir op Zäit wëllen erauskommen. "
   • Wéi och ëmmer, Reunioune ginn dacks net no Plang, also sollt Dir bereet sinn ze kompenséieren wann en Deel vun Ärer Versammlung méi laang dauert wéi Dir wëllt. Sidd flexibel an der Diskussioun sou vill wéi méiglech an der limitéierter Zäit déi Dir fir Är Versammlung hutt. Zum Beispill, wann en Deel vun Ärer Versammlung ze spéit ass, kënnt Dir d'Diskussioun fir aner Deeler vun Ärer Versammlung trimmen, oder relativ onwichteg Deeler vun der Versammlung ganz ewech loossen fir sécher ze sinn datt se pünktlech endet.
3. Fänkt Är Agenda gutt virun der Versammlung ze schreiwen. Wärend Kalenneren net onbedéngt esou wichteg sinn wéi aner Aarte vu Geschäftsdokumenter (wéi Berichter, Tabelle mat Daten, Presentatiounsrutschen, asw.), Wëllt Dir ëmmer datt Äre Kalenner professionell a glat ausgesäit, besonnesch wann Dir en deelt mat Äre Kollegen während der Versammlung. Versammlung. Fir sécherzestellen datt Dir genuch Zäit hutt fir e Qualitéitsdokument ze produzéieren, fänkt un Ären Tagebuch esou fréi wéi méiglech ze schreiwen.
   • Ufank fréi gëtt Iech och de Virdeel Feedback op Ärem Meeting Agenda ze kréien. Eng virleefeg Versioun vun Ärem Kalenner mat Kollegen oder Supervisoren ze deelen, an no hirem Input ze froen, kann Iech hëllefen Mängel ze behiewen an fehlend Detailer bäizefügen déi virdrun net do waren. Wann Dir bis déi lescht Sekonn waart fir Äre Kalenner ze schreiwen, hutt Dir vläicht keng Zäit fir dëse Feedback ze froen.
   • Wärend Dir mam Schreiwe vun Agendae fir regelméisseg alldeeglech Versammlungen den Dag virun der Versammlung kënnt ewechkommen, kann et Wochen daueren fir Iech op eng wichteg Versammlung virzebereeden.
4. Deelt d'Agenda mat de Versammlungsparticipanten. Fir sécherzestellen datt jiddereen op d'Versammlung kënnt mat voller Wëssen iwwer d'Thema fir ze diskutéieren, wëllt Dir d'Agenda am Viraus deelen. Ofhängeg vun der Gesellschaftskultur wou Dir schafft, kann dat heeschen datt Dir e puer Exemplairen dréckt a se perséinlech ausgëtt oder einfach de Kalenner als Uschlëss per E-Mail schéckt. Wéi och ëmmer Dir Äre Kalenner verdeelt, gitt sécher datt et gratis ass vun technesche Feeler ier Dir et schéckt.
   • Ofhängeg vun der Wichtegkeet vun der Versammlung, wëllt Dir de Participanten wahrscheinlech den Agenda op d'mannst eng Stonn oder zwou virun der Versammlung ginn. Fir grouss, wichteg Reunioune kann et néideg sinn den Agenda een Dag oder méi am Viraus ze schécken.
   • Well d'Leit dacks beschäftegt oder vergiess sinn, ass et eng intelligent Iddi e puer Extra Exemplare vum Agenda op d'Versammlung ze bréngen am Fall wou een hir vergësst.

Tipps

• Wann iergendeen net an der Versammlung ka matmaachen, denkt drun eng "Annoncéiert Absent" Sektioun uewen um Ordre du jour ze schafen, oder loosst Plaz fir dëst an annoncéiert et einfach während der Versammlung.
• Eng exzellent Ressource fir een produktiv Versammlung benotzt "DARV": Ziler, Agenda, Rollen & Responsabilitéiten. Als éischt sollt Är Versammlung eng hunn objektiv hunn. Wann Dir just eng Versammlung hält fir Informatioun ze liwweren, verschwennt d'Leit net Zäit mat enger Versammlung. Schéckt hinnen en Newsletter. D'Zil soll en aktiven Komponent hunn a wa méiglech e Produkt fir ze weisen: "Setzt d'Véierelziler fir d'Team". Den Agenda ass eng Lëscht vun Themen déi Dir maacht fir dat Zil z'erreechen, mat enger Zäitlimit fir Iech um Wee ze halen. Zum Beispill, "1. Kontrolléiert de Status vun de Goaler vum leschte Véierel (15 Minutten), 2. All aner Geschäftssuggestioune fir Ziler (20 Minutten), 3. Wielt Top 5 Ziler (10 Minutten), asw." Fir Rollen a Verantwortung bestëmmt Dir wien d'Versammlung féiert, wien Notize mécht, a wien Handlungsartikelen zouweist déi aus der Versammlung resultéieren.
• Wann Är Firma eng speziell Form fir Kalenneren huet, benotzt dëse Form als Template. Fir verschidde Plazen ass et un der Formel ze halen.
• Ofhängeg dovun wat Är Kollegen virzéien, kann et nëtzlech sinn eng Frist ze hunn fir Leit Iddien fir den Agenda ze proposéieren. Gitt e Schlussdatum an Zäit a bleift drun. Maacht Plaz fir Ergänzunge wou se de Kalenner verbesseren, oder wann Eventer Ären originale Kalenner ersetzen.